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9 dicas para escolher um software para sua clínica

Estamos cada vez mais envolvidos com as tecnologias, utilizando-as para uma infinidade de ações, desde práticas simples, como enviar uma mensagem a alguém, até atividades complexas, como participar de uma reunião via videoconferência. E em meio a tantos avanços, a área da saúde não poderia ficar de fora.

Existe uma infinidade de aplicativos e softwares com o intuito de ajudar os profissionais a melhor gerirem suas clínicas e consultórios, com funções como agendar pacientes, salvar exames e documentos, organizar o estoque e até controlar os resultados e aspectos financeiros.

Pensando nisso, montamos este artigo com 9 dicas de como escolher o melhor software para clínicas médicas. Acompanhe!

1. Analise seus objetivos

Antes de mais nada, é preciso estabelecer quais são os objetivos desejados com a implantação do software. Isso é crucial para obter um melhor direcionamento na hora da compra.

Pense nas suas expectativas para o futuro: você deseja automatizar todos os processos da clínica? Deseja facilitar a comunicação com fornecedores e convênios? Ou ainda pretende criar uma plataforma que permita o acesso a prontuários e exames por toda a equipe? Depois é só procurar aquele que atenderá a todas as suas necessidades.

Além disso, é necessário analisar quais são os maiores problemas da sua clínica. Lembre-se de que o principal objetivo do software é otimizar o trabalho do médico e dos funcionários, portanto, ele deve solucionar os principais impasses do consultório.

Se você tem muitos pacientes faltosos, por exemplo, o ideal é contratar um software que envie mensagens automáticas (via e-mail e SMS) para os pacientes lembrando-os do dia da consulta. Além de diminuir o absenteísmo, o recurso possibilita uma redução na conta de telefone e otimiza o trabalho da secretária, que pode se dedicar a outras tarefas.

A seguir, veja as principais funcionalidades de um sistema de gestão:

  • agenda eletrônica;
  • automação de tarefas (mensagens automáticas aos pacientes, prescrições eletrônicas, lembretes aos funcionários etc.);
  • backup automático dos dados;
  • gestão de pacientes (exames, remédios ministrados, laudos, tratamentos anteriores, formas de pagamento etc. são armazenados em um só lugar);
  • personalização de configurações.

2. Considere a dificuldade de uso

A vida do profissional da saúde é, em geral, bastante corrida. Desse modo, buscar ferramentas que vão executar a estratégia escolhida de maneira satisfatória e que sejam simples de usar é essencial. Afinal, você não vai querer perder um longo tempo aprendendo a utilizar o software, não é verdade?

Busque opções que sejam eficazes, simples de entender e que não exijam grandes esforços em seu uso. Além de poupar um trabalho extra, isso mostra que a empresa fornecedora visa a praticidade das funcionalidades e se preocupa com seus usuários.

3. Pense no custo com cautela

Sabe aquele ditado de que “o barato pode sair caro”? Ele funciona muito bem aqui! Ao buscar um software para sua clínica médica, não adianta filtrar as opções somente pelo preço, pois, muitas vezes, um programa que apresenta um valor mais em conta pode ser uma verdadeira armadilha e gerar prejuízos no futuro.

Dessa forma, opte por aqueles que ofereçam um preço justo em relação aos serviços prestados, como atualizações, manutenções periódicas, soluções para quando o sistema sai do ar, entre outros. Uma dica é pesquisar a estabilidade da empresa nos últimos tempos, bem como as opiniões de outros usuários.

4. Avalie a possibilidade de personalização

Por mais que alguns softwares tenham algumas funções a mais, muitas vezes eles são, em sua essência, bastante similares. Dessa maneira, contar com um programa que permita a personalização é um ótimo diferencial para deixar tudo de acordo com as suas demandas.

Quando falamos em personalização, referimo-nos à possibilidade de configurar o aplicativo de modo a facilitar seu trabalho. Você pode especificar prontuários, especializações da clínica, maneiras de segurança de dados, entre outros. Assim, você não fica engessado a funções predefinidas.

5. Escolha um sistema que melhore a sua gestão financeira

Sabemos o quanto é corrida a vida de um médico que também é gestor de sua própria clínica. Conciliar os atendimentos e plantões com a administração do consultório pode ser bastante desafiador.

Nesse sentido, é importante escolher um sistema que também te ajude a manter a saúde financeira da instituição. Por isso, observe se o software gera tabelas, gráficos e relatórios, possibilitando que você enxergue as despesas e lucros.

Isso é importante para analisar os pontos fortes e fracos da clínica, a fim de tomar as melhores decisões. Portanto, converse com o fornecedor e pergunte o que a tecnologia oferece em relação ao controle financeiro.

6. Confira onde as informações ficarão armazenadas

Outro ponto importante a ser observado na hora de escolher o software é o local onde as informações ficarão guardadas. Sempre opte por sistemas que contem com um armazenamento em nuvem (ou cloud computing, em inglês).

Dessa forma, você conseguirá acessar os dados da sua clínica (incluindo prontuários, exames e outras informações úteis sobre o paciente) de qualquer lugar do mundo — basta um computador, tablet ou smartphone com internet. Assim, será possível atender urgências e, quando for o caso, repassar conhecimentos a outro médico (tipo de medicamento que a pessoa está tomando, por exemplo).

Além disso, a segurança da informação é garantida com o armazenamento em nuvem. Com backups feitos quase que em tempo real, as chances de você perder algum dado são praticamente nulas.

7. Veja se o software permite uma aproximação com o paciente

Se você deseja fidelizar (e também atrair) pacientes, é necessário criar uma relação próxima com eles. Por isso, verifique quais funcionalidades o sistema oferece nesse sentido.

Uma forma interessante de estreitar os laços é mandando mensagens em datas especiais, como aniversário, Natal e outras. No entanto, fazer isso manualmente pode dar muito trabalho. Observe, assim, se o software escolhido envia e-mails ou SMSs de forma automática em datas programadas.

8. Não se esqueça do suporte do software para clínicas

Por mais que o programa seja perfeito e atenda a todas as suas exigências, imprevistos ocorrerão em algum momento. Logo, contar com uma equipe de suporte de qualidade é importantíssimo. Você não vai querer que tudo desande e o serviço oferecido em sua clínica se torne um caos, não é mesmo?

Sendo assim, escolha uma empresa que ofereça um suporte eficiente e que promova alternativas viáveis para os problemas, dispondo de ajuda virtual para as pequenas eventualidades e de auxílio presencial para incidentes mais complexos.

9. Faça um teste gratuito

Ainda tem dúvidas se escolheu o software certo? Então, que tal fazer um teste gratuito? A maioria das empresas oferece um período para você experimentar as funcionalidades, benefícios e usabilidade do sistema.

Aproveite esse tempo para tirar todas as suas dúvidas com o desenvolvedor e para verificar se o programa contém todos os recursos de que você precisa

Viu como escolher um software para clínicas médicas pode ser mais fácil do que imaginava? Basta ter paciência e analisar tudo o que disponibilizam.

Se você achou as nossas dicas úteis, compartilhe este artigo em suas redes sociais e ajude os seus colegas a melhorarem a gestão do consultório!

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