noções básicas de gestão

6 erros bobos em clínicas que atrapalham a gestão do negócio

Além de atender os pacientes da melhor forma possível, o médico que tem o seu próprio consultório precisa ter noções básicas de gestão, administração de impostos e finanças, marketing e outras questões importantes relacionadas ao empreendedorismo.

No entanto, como a maioria dos cursos de medicina não oferece disciplinas sobre o tema, não é raro ver profissionais cometendo erros de gestão de clínicas. O problema é que essas falhas podem atrapalhar a captação de novos pacientes e ainda comprometer a saúde financeira da instituição.

Pensando nisso, separamos os seis erros mais comuns dos médicos empreendedores. Acompanhe e saiba como solucioná-los!

1. Subestimar as secretárias da clínica

Infelizmente, muitos médicos acreditam que “qualquer pessoa” pode assumir a função de secretária. O problema maior, nesses casos, é quando o gestor contrata um profissional sem experiência e não se preocupa em dar o devido treinamento a ele.

Ora, a secretária representa o cartão de visitas da empresa. É com ela que o paciente faz o seu primeiro contato com a clínica. Ao ligar para marcar uma consulta, por exemplo, ele pode ser bem atendido e sair satisfeito com a recepção.

Entretanto, se a secretária for mal-educada e não tratar o paciente da forma como ele espera, a tendência é que o indivíduo não compareça à consulta e não recomende a sua clínica aos amigos — afinal, o jeito como ele foi tratado reflete diretamente na sua reputação como médico.

Lembre-se de que uma pesquisa comprovou que o consumidor prefere bom atendimento a preço baixo. Portanto, sempre que possível, contrate profissionais experientes e proporcione oportunidades para eles crescerem. Assim, ofereça treinamentos e cursos que aperfeiçoem a comunicação, a conduta e os conhecimentos tecnológicos básicos.

2. Não controlar o fluxo de caixas

Não fazer o controle efetivo das contas do consultório é um dos erros mais graves que o gestor pode cometer. Afinal, sem essa organização não é possível saber se a empresa está operando com lucro ou se está caminhando para o vermelho.

Por isso, é muito importante realizar um bom fluxo de caixa — que nada mais é do que o registro de todas as transações financeiras do consultório. Fazendo um controle eficiente, você será capaz de identificar quais são os maiores custos da empresa, analisar a rentabilidade dos convênios, detectar os procedimentos que dão lucro etc.

Dessa forma, você consegue cortar gastos desnecessários, investigar as datas em que o caixa estará negativado, escolher os melhores investimentos para a clínica, entre outras vantagens.

É importante salientar que esse fluxo pode ser feito em uma planilha de Excel ou por meio de um sistema de gestão de clínicas. Essa última opção costuma ser mais eficiente, já que ela automatiza outros serviços importantes (como a agenda).

3. Misturar as contas pessoais com as do consultório

Apesar de parecer uma dica óbvia, muitos médicos não separam corretamente as contas pessoais das do consultório. À primeira vista, um almoço pago com o dinheiro do caixa da clínica pode até parecer inofensivo.

Quando isso se torna recorrente, contudo, ao final do mês, o profissional da saúde não faz ideia se o consultório teve muitos gastos ou se os “almoços” foram os responsáveis pelo comprometimento da rentabilidade da clínica. Por isso, evite confusões no seu fluxo de caixa e não misture, em hipótese alguma, as suas contas pessoais com as profissionais.

4. Cometer erros ao marcar e remarcar horários na agenda

Ter uma gestão efetiva da agenda é fundamental para conquistar e fidelizar os pacientes — o que, consequentemente, aumenta a rentabilidade da clínica.

Nesse cenário, dois fatores são fundamentais. O primeiro deles está relacionado ao paciente, que deve conseguir agendar as suas consultas de forma rápida e prática. O segundo diz respeito à secretária — ela deve gerir as marcações com cuidado, levando em consideração as faltas e os encaixes, para que não haja horários vagos.

O problema é que muitas clínicas sobrecarregam as secretárias. Essas profissionais, por sua vez, acabam acumulando diversas funções. Uma forma simples e eficaz de resolver isso é contratando um software médico para a instituição.

Com ele, a secretária consegue realizar o agendamento de forma eletrônica — aliás, algumas tecnologias permitem que o próprio paciente faça isso por meio de aplicativos de celular. Além disso, esses sistemas enviam mensagens automáticas aos indivíduos (via SMS e e-mail), lembrando-os do dia da consulta.

Além de otimizar o trabalho da secretária (que ganha tempo para realizar outras tarefas), o software reduz o absenteísmo — problema que compromete a saúde financeira das clínicas.

5. Perder tempo com tarefas simples

No mundo de hoje, todos sabem que tempo é sinônimo de dinheiro e, por isso mesmo, o médico que deseja ter sucesso nesse ramo precisa encontrar soluções estratégicas e inteligentes para cada vez mais otimizar o seu dia a dia.

Por exemplo, durante uma consulta, é comum que o profissional faça inúmeras perguntas ao paciente, certo? Nesse caso, que tal deixar um formulário com as principais questões prontas?

Além disso, é importante considerar a contratação de prontuários eletrônicos. Afinal, organizar os papéis em inúmeros arquivos é tarefa que requer muito tempo da secretária. Do mesmo modo, os médicos que anotam as informações manualmente perdem preciosos minutos de seu trabalho.

6. Não investir em marketing

Muitos profissionais da saúde ainda não dão a devida importância ao marketing. No entanto, quando bem planejadas, as estratégias são capazes de construir e aumentar a reputação do médico, propagar o consultório, atrair mais pacientes, entre outros.

Se você já proporciona um bom atendimento aos pacientes, é possível que eles te indiquem para os conhecidos — o marketing boca a boca, inclusive, é bastante eficaz. Ao investir em estratégias na internet, por exemplo, você potencializará esse efeito.

Portanto, converse com alguns especialistas no assunto e descubra quais são as melhores soluções para o público-alvo do seu negócio. No entanto, lembre-se de que o investimento em marketing deve ser contínuo. De nada adianta, por exemplo, fazer uma ação a cada dois anos.

Outros erros que atrapalham a gestão

Nas linhas acima, listamos alguns dos principais erros bobos em clínicas que atrapalham a gestão do negócio. No entanto, essa lista é extensa e, dependendo da falta de cuidado dos gestores e dos funcionários, pode ser quase infinita! Confira abaixo outras situações que você deve evitar na sua empresa para conquistar o sucesso que espera.

Não oferecer um bom atendimento

Não oferecer um bom atendimento é, sem sombra de dúvidas, um dos principais erros bobos em clínicas que atrapalham a gestão do negócio. Afinal, quaisquer deslizes ou desconfortos com os pacientes e seus acompanhantes podem fazer não apenas com que você piore a relação, mas também com que você perca um parceiro e até mesmo um divulgador da sua empresa.

Sendo assim, dê uma atenção especial para a sala de espera, pois esse é um ambiente que será fundamental para que as pessoas se sintam confortáveis e bem-vindas na sua clínica. Lembre-se que é lá que seu público passa a maior parte do tempo e, ao proporcionar opções, você faz com que ele se sinta melhor, mesmo em casos de atrasos.

Em tempos modernos como os dias de hoje, disponibilizar o sinal de Wi-Fi é essencial. Revistas e jornais atualizados, sobretudo relacionados à área da saúde, são ótimas pedidas. Uma televisão ou um som ambiente também ajudam a distrair. Para finalizar, uma máquina de café ou sachês de chá completam o local.

Não motivar a sua equipe

É muito comum que, em qualquer cargo do mercado de trabalho, os profissionais acabem se sentindo acomodados e pouco motivados depois de um tempo, principalmente em posições que não entregam muitas possibilidades de crescimento dentro da empresa. Por essa razão, não motivar sua equipe também é um erro que atrapalha a gestão.

Para o seu negócio prosperar ainda mais, você deve agir como um verdadeiro líder, comandando pelo exemplo e criando estratégias para que todos queiram oferecer o seu melhor para o empreendimento. Para isso, você pode oferecer bonificações ou uma pequena participação sobre os lucros ou sobre cada consulta agendada.

Esquecer de estabelecer metas

Outro erro bobo que atrapalha a gestão de clínicas é quando o gestor se esquece de estabelecer metas. Ainda que você ofereça boas bonificações para os seus funcionários quando a empresa estiver indo bem, eles não saberão ao certo o que fazer se você não passar para eles quais são os objetivos da clínica em curto, médio e longo prazos.

Para isso, use indicadores ou métricas relativas aos períodos anteriores e trace novos planos, como uma quantidade diária de consultas particulares ou de determinado plano de saúde, percentual de retornos de pacientes, número de novos clientes etc. Estabeleça valores realistas e faça uma reunião esporádica para avaliar o desempenho.

Como pudemos ver, muitos erros de gestão de clínicas podem comprometer a saúde financeira e o desempenho geral do seu negócio. No entanto, a boa notícia é que, apesar disso, existem diversas medidas eficientes e tecnologias de ponta que são capazes de facilitar bastante o seu trabalho de administração.

E aí, gostou do nosso artigo? Quer continuar a aprender boas práticas para sempre melhorar a gestão da sua clínica? Então leia nosso próximo post sobre gestão financeira em clínica médica e aprenda a diminuir a inadimplência em seu negócio!

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