cálculo de gastos e receitas de uma clínica

7 dicas para otimizar o cálculo de gastos e receitas de uma clínica

A gestão de uma clínica envolve não só o trabalho médico, mas uma série de questões administrativas e financeiras. E a verdade é que, muitas vezes, os profissionais de saúde não estão preparados para lidar com elas. Por exemplo: você sabe como fazer o cálculo de gastos e receitas de uma clínica?

Uma gestão financeira adequada é fundamental para o sucesso da sua clínica. Por isso, listamos neste post algumas dicas que podem ajudar você nessa tarefa! Continue lendo e confira:

1. Faça o controle financeiro

A primeira coisa a se fazer é relacionar todas as ações financeiras. O controle financeiro consiste no registro do fluxo de caixa, capital de giro, contas a pagar e a receber, e qualquer outro tipo de operação.

Para isso, tudo deve ser registrado, mesmo gastos simples, como a compra de materiais de limpeza e outros suprimentos. É importante separar as consultas como convênio ou particular, o que foi pago à vista ou no cartão, por exemplo.

Esse controle financeiro é fundamental para que se conheça a real situação da clínica, ao comparar o capital que entra e o que sai. Além disso, permite que o gestor tenha uma visão completa da performance do negócio, minimizando ou antecipando algum problema e alcançando melhores resultados.

2. Calcule o retorno mensal

Depois de registrar e conhecer todos os gastos e receitas, é hora de entender o que eles representam em curto prazo.

O retorno mensal líquido indica o equilíbrio entre lucro e despesas, sendo importante para acompanhar os resultados de acordo com a própria rotina da clínica. Veja como calculá-lo:

receita total – impostos = receita líquida

receita líquida – custos = lucro bruto

lucro bruto – despesas = resultado bruto

resultado bruto – IRPJ e CSLL = resultado líquido

É bom explicar que “custo” é qualquer valor fixo pago mensalmente, como aluguel e pagamento de funcionários. Já as “despesas” são variáveis, como água, luz, telefone, alimentação etc. Alternativamente, alguns especialistas utilizam a nomenclatura custos fixos e variáveis.

De toda forma, o retorno mensal é uma maneira de conhecer os resultados imediatos. Também, já pode apontar a necessidade de repensar e reduzir custos, ou de fazer mudanças que afetem os resultados no futuro.

3. Reduza custos

Mesmo com um bom faturamento, um custo muito alto de operação pode comprometer os lucros da sua clínica. E esse é um tipo de problema que prejudica os resultados, e até a sobrevivência de muitas empresas em qualquer área.

Assim, é fundamental tentar reduzir custos sempre que possível, desde que isso não implique na queda da qualidade dos seus serviços. Para tanto, é necessário um bom planejamento com base nos controles financeiros, verificando o impacto que a redução pode causar.

4. Faça um planejamento

Antes de abrir a sua clínica, é provável que você tenha feito um planejamento estratégico do seu negócio. Ele é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, por menor que seja. No entanto, sua importância não para por aí.

Planejar deve ser algo constante na rotina de uma clínica, principalmente no que cabe à gestão financeira. O gestor deve antever resultados e se preparar para imprevisto, o que só é possível com um bom planejamento.

Por isso, estabeleça metas, indicadores de desempenho e um passo a passo a ser seguido para o alcance dos seus objetivos. É importante, inclusive, alinhar suas expectativas com possibilidades reais, para não se frustrar no futuro.

5. Use indicadores de desempenho

Essas são ferramentas usadas para se comparar resultados ou projeções com números obtidos anteriormente, ou metas estabelecidas no planejamento. Assim, servem para testar o desempenho e comprovar a eficácia de métodos utilizados na gestão financeira.

Os indicadores de desempenho variam conforme o seu negócio ou as suas metas. Portanto, não podem ser impraticáveis ou limitar os resultados da clínica. O melhor é determinar, antes, quais são eles e como serão usados, sem perder o foco da realidade.

6. Aprenda a calcular o ROI

O Return On Investment (Retorno sobre Investimento) é um indicador usado em qualquer tipo de negócio para avaliação de resultados. Grosso modo, ele compara o investimento utilizado com os rendimentos trazidos ao longo de um período.

Em uma clínica, essa análise ajuda a visualizar como os valores investidos estão refletindo o sucesso do negócio. Para isso, seu cálculo deve incluir todos os detalhes, oferecendo um valor realista.

Vejamos como calcular o ROI:

  1. estipule um prazo para o retorno ainda no planejamento estratégico, com base em projeções e estudos de mercado;
  2. some o valor de tudo que foi investido. Inclua despesas como infraestrutura, equipamentos, softwares, divulgação, treinamento e contratação de colaboradores etc.;
  3. subtraia o faturamento obtido no prazo estipulado pelo investimento e, depois, divida pelo mesmo valor.

Ou seja, se X é o investimento e Y é o faturamento, teremos:

ROI = X – Y / Y

Assim, se o seu investimento inicial foi de 1000 e o faturamento foi 500, por exemplo, temos:

ROI = 1000 – 500 / 500

ROI = 1

Se o retorno foi de 1 (ou 100%), significa que todo o dinheiro investido foi recuperado, mas ainda não houve um excedente. A partir daí, o gestor pode verificar se era mesmo esperado não haver um retorno imediato, dado o período, ou se será necessário rever a estratégia.

7. Invista em tecnologia

Não só a gestão financeira, mas outras ações podem ser otimizadas com o uso de softwares. Até porque a automação na área médica tem trazido bons resultados ao estabelecer processos mais rápidos e eficientes.

Hoje, um software de gestão pode realizar tarefas como agendamento, cancelamento e lembrete de consultas; prontuário eletrônico, armazenando todas as informações dos pacientes; entre outras ações comuns na rotina de uma clínica.

Com essas ferramentas, pode-se fazer todas as atividades de gestão, como os controles financeiros e a geração de indicadores de desempenho. Sem dúvida, um investimento que traz mais praticidade e economia de tempo e custo.

Enfim, essas são dicas básicas, servindo para qualquer tipo de consultório ou clínica. Agora, para otimizar o cálculo de gastos e receitas, é necessário, antes de tudo, conhecer bem o próprio negócio, com todas as suas capacidades e deficiências.

Sem esquecer, é claro, de que os bons resultados vão depender sempre de muito trabalho e dedicação!

E aí, gostou do conteúdo? Esperamos que essas dicas possam ajudar você a otimizar a gestão financeira da sua clínica. E elas também podem ser do interesse de outras pessoas, então, aproveite para compartilhar este post nas suas redes sociais!

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