cadastro de pacientes na sua clínica médica

8 dicas essenciais para o cadastro de pacientes na sua clínica médica

Organizar as atividades de uma empresa é sempre um grande desafio, especialmente em um ambiente tão complexo e cheio de detalhes como é a área de saúde. Diante dessa realidade, conhecer algumas dicas essenciais para o cadastro de pacientes na sua clínica médica pode ser bastante interessante.

Um cadastro eficiente proporcionará ao seu negócio diversas vantagens, que vão desde manter uma agenda de contatos atualizada até a possibilidade de oferecer serviços complementares e específicos para cada paciente.

Em suma, é importante destacar que, apesar do grande número de informações necessárias para gerir em uma clínica, é possível melhorar o funcionamento e reduzir as margens de erros por meio da adoção de algumas atitudes. Continue a leitura e confira as principais dicas para fazer isso!

Como melhorar o cadastro de pacientes na sua clínica?

1. Atualize os dados essenciais dos pacientes

O primeiro passo para conseguir fazer um bom cadastro de pacientes na sua clínica médica é manter os dados essenciais sempre atualizados. Dê um foco especial para as informações que são relevantes para praticamente qualquer empresa, de forma que esses registros sejam completos e precisos.

Nome completo, data de nascimento, endereço, telefone, celular e e-mail, por exemplo, são fundamentais. A melhor maneira de atualizar os dados dos seus pacientes é solicitando uma breve atualização de cadastro sempre que você realizar um novo atendimento.

2. Analise os pacientes inativos

Embora não precise (e nem é indicado) excluir os pacientes inativos da sua base de contatos, você deve ter uma boa noção de quem ainda frequenta seu consultório. Verifique, por exemplo, quem mudou de cidade ou quem não aparece há muito tempo e realoque-os para um grupo específico no seu sistema.

Dessa maneira, você tem mais conhecimento do seu público atual e abre uma possibilidade de desenvolver estratégias para fazer com que essas pessoas voltem a dar preferência para o seu negócio por meio de algumas ações, como o envio de e-mails ou newsletters com dicas sobre a sua área de atuação e sobre as novidades do seu consultório.

3. Padronize a sua base de dados

Também é muito importante que você padronize a sua base de dados, pois isso evita o retrabalho e minimiza as margens de erros da equipe. Desse modo, todos os dados estarão sempre bem organizados, facilitando a sua localização quando uma busca for realizada.

Além disso, é interessante observar e analisar quais são as informações dos pacientes que são realmente úteis e quais podem ser descartadas, pois essa prática otimiza o trabalhode procura e o preenchimento de campos, de acordo com a necessidade individual da sua organização.

4. Faça o acompanhamento dos contatos

Fazer o acompanhamento dos contatos é muito importante, não apenas para o cadastro de pacientes na sua clínica médica, mas também como uma estratégia de marketing para o negócio como um todo. Isso fará com que as informações fiquem atualizadas,tornando-se relevantes para suas campanhas.

Essa ação tem o objetivo de qualificar e alinhar as expectativas do público do seu negócio de forma que ele seja assíduo e ativo. Para isso, organize uma lista de mailing e aposte em estratégias de marketing de conteúdo, oferecendo, por exemplo, um blog e formulários para fazer o download de e-books.

5. Realize um tratamento de dados

Você também precisa fazer um tratamento e um refinamento dos dados que obtém, a fim de tornar os seus cadastros realmente valiosos. Para isso, faça uma limpeza de registros duplicados, por exemplo, e padronize telefones, bairros, cidades e estados para que as suas consultas fiquem mais simples.

Segmente os seus pacientes por setor, região e outras categorias que façam sentido para a sua especialidade ou o seu negócio. Finalmente, depois de fazer isso tudo, é possível otimizar filtros e realizar uma melhor estruturação de carteiras de atendimento para você e para a sua equipe.

6. Proteja o seu cadastro de pacientes

Como podemos perceber, construir e manter um bom cadastro de pacientes não é algo tão simples quanto possa parecer. Sendo assim, para evitar o extravio de todos os resultados desse trabalho, é fundamental que os dados coletados sejam, além de muito bem organizados, perfeitamente protegidos.

Dentro dessa realidade, faça backups das informações sempre que for possível e garanta que tudo esteja armazenado em um local seguro.

Verificar as condições do sistema usado para manter os cadastros armazenados também é algo que precisa ser feito, pois é preciso garantir que sua empresa estará livre de perdas e vazamentos.

7. Invista em reuniões periódicas

As reuniões periódicas são uma boa estratégia para manter a sua equipe alinhada e otimizar a maneira como o cadastro de pacientes é realizado. A periodicidade deve estar de acordo com as suas necessidades e características do seu empreendimento.

Nesse momento, você pode apresentar as novas planilhas aos colaboradores e discutir quais informações podem ser incluídas para que a gestão do dia a dia seja mais dinâmica. Realize um pequeno debate para verificar se não há dados em excesso ou em escassez. É fundamental que tudo seja feito de maneira adequada para atender as necessidades do seu consultório.

8. Utilize um software de gestão

Por fim, ao adotar um software de gestão, você pode estar fazendo a melhor escolha para ter sucesso no cadastro de pacientes na sua clínica médica, pois esse tipo de programa otimiza o trabalho e facilita o contato com os pacientes sempre que isso for necessário.

Com um bom sistema, você pode acessar em um só local várias informações importantes, as quais vão desde os prontuários até os agendamentos, por exemplo, ajudando médicos, secretárias e demais funcionários. Com uma opção mais avançada, você pode até encontrar módulos especiais para cada especialidade.

Quais as vantagens de um bom processo de cadastro de pacientes?

Um cadastro otimizado e atualizado oferece muitos benefícios para o atendimento e gestão de uma clínica médica. A seguir, conheça as principais vantagens.

Você obtém mais conhecimento sobre os pacientes

Uma das maiores vantagens do cadastro de pacientes, sem dúvida alguma, é que isso permite que você conheça muito melhor o seu público. Com informações organizadas e de fácil acesso para toda a equipe, será muito mais simples fazer marcações, agendamentos e organizar retornos esporádicos.

Isso também traz a oportunidade de fidelizar esses pacientes, visto que essa conquista passa por um bom relacionamento, que depende da identificação e do atendimento das demandas, anseios e necessidades. Com um bom banco de dados, você pode desenvolver um atendimento mais personalizado e humanizado.

Esse processo de conhecimento e estudo do seu público-alvo pode ajudar até mesmo na elaboração de novas estratégias de marketing, que poderão ser produzidas e direcionadas de acordo com as características que foram avaliadas. Um bom sistema para o cadastro, portanto, torna esse desafio muito mais simples.

Maior controle sobre faltas e inadimplência

Outra das vantagens do cadastro de pacientes é permitir mais controle sobre as faltas e, eventualmente, até sobre situações de inadimplência. Como os softwares de gestão e prontuários eletrônicos têm tecnologia de ponta, você e seus funcionários podem verificar uma série de informações relevantes em poucos cliques.

Cada atendimento e os elementos que envolvem esse encontro ficarão registrados adequadamente, o que abre a possibilidade de ficar um pouco mais atento quanto a possíveis situações de falta de pagamento, até mesmo para projetar as movimentações de entrada e saída em seu caixa para os próximos meses ou semanas.

Já na recepção, sua secretária poderá verificar algum problema ou até mesmo passar uma informação relevante para você. Já no consultório propriamente dito, é possível verificar quando foi o último encontro, quais foram os exames solicitados, quais são as medicações em uso e outros pontos relevantes para o seu serviço.

Facilidade no envio de marketing de conteúdo

O marketing de conteúdo é uma das estratégias mais utilizadas pelas empresas atuais para conquistar o seu público-alvo. Esse sucesso todo se deve ao excelente custo-benefício oferecido pelas ações digitais,  possibilitando que até pequenos negócios consigam competir com grandes marcas.

Essa é outra das grandes vantagens do cadastro de pacientes. Com os dados que você obtém em suas bases de dados, você entende melhor como é a pessoa que visita a sua clínica e, com isso, pode não apenas treinar melhor sua equipe, como também se aprimorar e escolher ações mais eficazes de divulgação.

Além disso, é interessante observar alguns pontos, como a idade média dos pacientes, seu estado civil, os bairros de origem e outros campos, que vão revelar algumas necessidades individuais. Com informações atualizadas, isso pode ser relevante e trazer um impacto bastante positivo para suas campanhas futuras.

Enquanto os pacientes mais jovens podem preferir um site moderno e responsivo, por exemplo, além de download grátis de e-books, os mais velhos podem estar mais familiarizados com e-mails ou até mesmo o recebimento de newsletters, físicas ou digitais.

uso de um software é a melhor maneira de ter um cadastro eficiente, com informações precisas e que vão ajudar na gestão da clínica.

Seguindo esses passos, você poderá ter muito mais controle do seu negócio e conseguirá otimizar a administração dos dados, facilitando o seu dia a dia e as tarefas dos colaboradores.

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