cadastro de pacientes na sua clínica médica

8 dicas essenciais para o cadastro de pacientes na sua clínica médica

Organizar as atividades de uma empresa é sempre um grande desafio, especialmente em um ambiente tão complexo e cheio de detalhes como é a área de saúde. Diante dessa realidade, conhecer algumas dicas essenciais para o cadastro de pacientes na sua clínica médica pode ser bastante interessante.

Um cadastro eficiente proporcionará ao seu empreendimento diversas vantagens, que vão desde manter uma agenda de contatos atualizada até a possibilidade de oferecer serviços complementares e específicos para cada paciente.

Em suma, é importante destacar que, apesar do grande número de informações que você precisa em um empreendimento desse gênero, é possível melhorar o funcionamento e reduzir as margens de erros por meio da adoção de algumas atitudes. Confira o conteúdo que preparamos a seguir e descubra como fazer isso.

1. Atualize os dados essenciais dos pacientes

O primeiro passo para conseguir fazer um bom cadastro de pacientes na sua clínica médica é manter os dados essenciais sempre atualizados. Dê um foco especial para as informações que são relevantes para praticamente qualquer empresa, de forma que esses registros sejam completos e precisos.

Alguns itens são indispensáveis, como o nome completo, data de nascimento, endereço, telefone, celular, e-mail, entre outros. Nesse sentido, a melhor maneira de atualizar os dados dos seus pacientes é solicitando uma breve atualização de cadastro sempre que você realizar um novo atendimento.

2. Analise os pacientes inativos

Embora você não precise (e nem é indicado) excluir os pacientes inativos de sua base de contatos, você deve ter uma boa noção de quem ainda frequenta seu consultório. Verifique, por exemplo, quem mudou de cidade ou quem não aparece há muito tempo e realoque-os para um grupo específico no seu sistema.

Dessa maneira, você tem mais conhecimento do seu público atual e abre uma possibilidade de desenvolver estratégias para fazer com que essas pessoas voltem a dar preferência para o seu negócio por meio de algumas ações, como o envio e-mails ou newsletters com dicas sobre a sua área de atuação e sobre as novidades do seu consultório.

3. Padronize a sua base de dados

Também é muito importante que você padronize a sua base de dados, pois isso evita o retrabalho e minimiza as margens de erros de toda a equipe. Desse modo, todos os dados estarão sempre bem organizados, facilitando a sua localização quando uma busca for realizada.

Além disso, é interessante observar e analisar quais são as informações dos pacientes que são realmente úteis para o seu empreendimento e quais podem ser descartadas, pois essa prática otimiza o trabalho de procura e o preenchimento de campos, de acordo com a necessidade individual da sua organização.

4. Faça o acompanhamento dos contatos

Fazer o acompanhamento dos contatos é muito importante, não apenas para o cadastro de pacientes na sua clínica médica, mas também como uma estratégia de marketing para o empreendimento como um todo. Isso fará com que as informações não fiquem somente atualizadas, mas que possam se tornar relevantes para suas campanhas.

Essa ação tem o objetivo de qualificar e alinhar as expectativas do público do seu negócio de forma que ele seja assíduo e ativo. Para isso, organize uma lista de mailing e aposte em estratégias de marketing de conteúdo, oferecendo, por exemplo, um blog e formulários para fazer o download de e-books.

5. Realize um tratamento de dados

Você também precisa fazer um tratamento e um refinamento dos dados que obtém, a fim de tornar os seus cadastros realmente valiosos. Para isso, faça uma limpeza de registros duplicados, por exemplo, e padronize telefones, bairros, cidades e estados para que as suas consultas fiquem mais simples.

Segmente os seus pacientes por setor, região e outras categorias que façam sentido para a sua especialidade ou o seu negócio. Finalmente, depois de fazer isso tudo, é possível otimizar filtros e realizar uma melhor estruturação de carteiras de atendimento para você e para a sua equipe.

6. Proteja o seu cadastro de pacientes

Como podemos perceber, construir e manter um bom cadastro de pacientes não é algo tão simples quanto possa parecer. Sendo assim, para evitar o extravio de todos os resultados desse trabalho árduo, é fundamental que os dados coletados sejam, além de muito bem organizados, perfeitamente protegidos.

Dentro dessa realidade, faça backups das informações sempre que for possível e garanta que tudo esteja armazenado em um local seguro. Verificar as condições do sistema que você utiliza para guardar os cadastros armazenados também é algo que precisa ser feito, pois é preciso garantir que sua empresa estará livre de perdas e vazamentos.

7. Invista em reuniões periódicas

As reuniões periódicas são uma boa estratégia para manter a sua equipe alinhada e, inclusive, otimizar a maneira como o cadastro de pacientes é realizado. A periodicidade deve estar de acordo com as suas necessidades e características do seu empreendimento.

Nesse momento, você pode apresentar as novas planilhas aos colaboradores e discutir quais informações podem ser incluídas para que a gestão do dia a dia seja mais dinâmica. Realize um pequeno debate para verificar se não há dados em excesso ou em escassez. É fundamental que tudo seja feito de maneira adequada para atender as necessidades do seu consultório.

8. Utilize um software de gestão

Por fim, ao adotar um software de gestão, você pode estar fazendo a melhor escolha para ter sucesso no cadastro de pacientes na sua clínica médica, pois esse tipo de programa otimiza o trabalho como um todo e facilita o contato com os pacientes sempre que isso for necessário.

Com um bom sistema, você pode acessar em um só local várias informações importantes, as quais vão desde os prontuários até os agendamentos, por exemplo, ajudando médicos, secretárias e demais funcionários. Com uma opção mais avançada, você pode até encontrar módulos especiais para cada especialidade especificamente.

Seguindo esses passos para realizar um eficiente cadastro de pacientes, você poderá ter muito mais controle do seu negócio e conseguirá otimizar a administração dos dados e informações do seu público, facilitando o seu dia a dia e aprimorando as tarefas dos seus colaboradores.

E agora, curtiu as nossas dicas e ficou melhor preparado para fazer um bom cadastro de pacientes na sua clínica médica? Quer conhecer a melhor solução disponível no mercado? Então entre imediatamente em contato com a nossa empresa!

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