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Afinal, como fazer a gestão de processos em clínicas médicas?

Administrar uma empresa é sempre um desafio, especialmente se ela fizer parte de segmentos mais complexos e competitivos do mercado, como é o caso da área da saúde. Diante dessa realidade, saber como fazer a gestão de processos em clínicas médicas pode ser muito importante.

A grande questão é que muitos gestores e profissionais não sabem ao certo como fazer isso e acabam não maximizando a sua lucratividade como poderiam ou, até mesmo, terminam amargando um belo prejuízo no final do mês.

Se você quer saber como fazer uma boa gestão de processos, continue a leitura!

O que é a gestão de processos em clínicas médicas?

A gestão de processos em clínicas médicas nada mais é do que a administração dos trâmites e das ações que fazem parte desse tipo de negócio, de maneira que se possa usar a tecnologia e recursos de informação para otimizar os resultados da organização, melhorando os seus resultados de uma forma global.

Em outras palavras, esse conceito implica em ter uma melhor interação entre as diversas atividades que são realizadas em uma empresa, pelos seus funcionários, suas divisões e, se for o caso, os seus diversos departamentos. Assim, ganha-se muito em termos de eficiência operacional e diminuem-se as possibilidades de erros.

Muitos negócios vêm apostando nessa alternativa, como uma estratégia para melhorar o posicionamento no mercado, gerar mais satisfação nos clientes e de aumentar a lucratividade no final do mês. Em contraponto ao tradicional estilo gerencial, essa opção é cada vez mais difundida e adotada em praticamente todas as áreas.

Como adotar a gestão de processos em clínicas médicas?

Agora que você já compreendeu um pouco melhor esse conceito, chegou a hora de descobrir como adotar a gestão de processos em clínicas médicas na sua empresa.

Antes de mais nada, é preciso saber que você deve adaptar a sua estrutura, física e operacional, para ter sucesso nessa empreitada. Confira, a seguir, como fazer isso.

Mapeie os seus processos

O primeiro passo para adotar uma gestão eficiente na sua clínica é ter total domínio do que está acontecendo dentro da empresa. Para isso, é fundamental mapear os processos e entender de que maneira você pode otimizá-los. É importante fazer um levantamento de tudo o que envolve o funcionamento adequado do estabelecimento.

Isso inclui, por exemplo, o atendimento aos pacientes, o padrão de agendamentos, as prescrições, as formas de cobrança, entre outros itens. Você precisa analisar toda a cadeia de acontecimentos para poder ter uma boa visualização e identificar os pontos fortes e fracos da clínica.

Prepare a estrutura física

Uma vez que você identificou os processos, chegou a hora de preparar a estrutura física para que a sua clínica dê um salto de qualidade. Isso pode parecer desnecessário para pessoas menos experientes em gestão, mas o fato é que, se o ambiente não ajudar como um todo, dificilmente a sua empresa será eficiente e dinâmica.

Isso inclui não apenas o consultório em si, que precisa ser moderno e estar em consonância com as melhores práticas da sua especialidade, mas também nos outros locais, como a recepção, os banheiros e até a fachada. É fundamental deixar tudo em sintonia com seus valores, objetivos e missão.

Motive a sua equipe

Outro ponto essencial para uma boa gestão de processos na sua empresa passa por motivar bem a sua equipe. Lembre-se que pouco adianta ter a melhor estrutura disponível ou contar com as soluções mais incríveis em termos de tecnologia se o seu material humano não for de boa qualidade técnica ou se não estiver motivado.

São os funcionários que alimentam todos esses sistemas e devem ter os conhecimentos de todo os ciclos, do atendimento ao pagamento. Com mais conhecimento de causa e com a adoção de práticas de feedback, você ganha mais praticidade na rotina e isso fará toda a diferença nos resultados finais.

Aposte na comunicação interna

Pouco adianta muito motivar a sua equipe se a comunicação interna for pouco eficiente ou se contiver ruídos. Por mais que você talvez não tenha percebido, essa é uma surpreendente e eficiente ferramenta de gestão, uma vez que ela também pode servir para evitar problemas e, dessa maneira, motivar ainda mais a sua equipe.

Além de investir e apostar em treinamentos que mostrem minuciosamente todos os processos completos para todos, é fundamental esclarecer as dúvidas e sempre se mostrar aberto para receber sugestões. Monte fluxos de atividades e deixe-os expostos, pois eles ajudam para que ninguém se esqueça de nenhuma tarefa.

Seja uma boa liderança

Para qualquer empresa funcionar de uma maneira adequada, é preciso que alguém lidere essa engrenagem. Isso implica em ter processos bem definidos, mas com a consciência de que eles não são à prova de falhas e que existe uma figura à qual os colaboradores podem se reportar em busca de respostas e de soluções.

É o gestor que deve tomar as principais decisões de melhora no fluxo de atividades, tendo total consciência dos dados, das informações, dos valores, dos números, dos objetivos e das metas, em curto, médio e longo prazos. Se você não se sente preparado para isso, um curso de gerenciamento ou livros sobre o tema podem ser de grande valia.

Use a tecnologia a seu favor

Por fim, uma das dicas mais importantes para fazer a gestão de processos em clínicas médicas é apostar na tecnologia, contando com um bom software de gestão. Esse tipo de ferramenta vem sendo cada vez mais utilizado e, no momento, temos disponíveis no mercado várias opções especializadas em clínicas e consultórios médicos.

Esses programas ajudam na otimização de processos e já são configurados com todas as facilidades que você precisa para melhorar a rotina no seu dia a dia. Entre as suas principais funcionalidades, estão agendas customizadas, prontuários dos pacientes, dados financeiros, chat de comunicação e muito mais.

Como você pode ver, um bom software e recursos com a tecnologia adequada facilitam bastante a gestão de processos em clínicas médicas.

Gostou de aprender como melhorar a gestão de processos em clínicas médicas? Então, confira também outras informações sobre esse tipo de solução fazendo o download do nosso guia completo para gestão de clínicas!

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