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Afinal, como ter mais praticidade na rotina de clínica médica?

Mais do que atender pacientes, a rotina de clínica médica é bastante atribulada. Além da acolhida e a consulta, os mais diversos profissionais que atuam nesse ramo precisam cuidar da organização da recepção, lidar com fornecedores, cuidar para que o paciente se sinta confortável, gerir as finanças, atender ao telefone, manter as informações atualizadas e ainda não deixar passar nenhuma solicitação de horário.

Se não houver uma organização bem planejada, essas tarefas podem se acumular e fazer da clínica um ambiente confuso e que não passa credibilidade suficiente aos pacientes. Pensando nisso, preparamos uma série de dicas para manter a praticidade na rotina de clínica e, com isso, aumentar a satisfação dos pacientes. Confira agora mesmo!

Facilite a vida do paciente

Na hora de atender um paciente que vai até a clínica ou que entrar em contato por telefone, uma das características mais desejadas é a empatia, ou seja, a capacidade de o profissional se colocar no lugar do outro.

E o que isso significa? Ter empatia no atendimento é procurar fazer tudo que estiver ao seu alcance para facilitar a vida do paciente, tornando a relação agradável, prática e satisfatória, o que é muito importante em um momento em que ele apresenta fragilidade.

A praticidade no atendimento pode ser conquistada com agilidade na marcação e remarcação de consultas de acordo com a demanda do paciente, estar disponível para esclarecer dúvidas, resolver problemas e buscar alternativas para deixá-lo mais confortável.

Além disso, os profissionais da recepção podem usar a sala de espera para proporcionar mais conforto e bem-estar ao paciente enquanto ele aguarda pelo seu atendimento ou do familiar. Isso ajuda a aliviar a tensão e a ansiedade, melhorando o ambiente da clínica.

Aproveite as ferramentas tecnológicas

Nos consultórios e clínicas, tanto os médicos quanto os recepcionistas e a equipe de gestão, na maioria das vezes, estão habituados a lidar com banco de dados, planilhas e editores de textos. No entanto, apesar dessas ferramentas facilitarem o cotidiano dos profissionais, existem outras tecnologias que podem gerar mais praticidade e organização na rotina de clínica médica.

Você pode começar melhorando o uso de alguns equipamentos tradicionais como o telefone fixo, por exemplo. Para ser melhor aproveitado é muito importante dominar transferências de chamada, colocar as ligações em modo de espera e atender o telefone com agilidade.

Uma ferramenta que pode otimizar ainda mais o aparelho são os fones de ouvido. Com eles, é possível atender ao telefone e conseguir fazer anotações ou digitar no computador de forma mais rápida até mesmo nos momentos de maior movimento.

O smartphone também deve ser um aliado da clínica, uma vez que, é possível enviar mensagens de texto com lembretes de confirmação de consulta, ligações via internet. Utilizar aplicativos que facilitem a comunicação com o paciente, como WhatsApp, redes sociais e agenda eletrônica também são ótimos aliados.

É importante lembrar que alguns pacientes, sobretudo os mais jovens, não gostam de fazer ligações ou não têm tempo durante o expediente de trabalho, e por isso, ter uma comunicação alternativa é produtivo e otimiza os processos.

Capacite sua equipe

Uma forma de melhorar a rotina de clínica médica é capacitar toda a equipe para lidar com pessoas de forma eficaz e treiná-lo de modo a aproveitar da melhor forma os recursos tecnológicos. Assim, fica assegurado que todos tenham o conhecimento necessário para fazer um bom trabalho.

Por isso, invista em cursos de aspectos específicos e atualizações para que todos os funcionários correspondam à expectativa do paciente e da gestão do empreendimento — cursos como informática, relacionamento interpessoal e língua estrangeira são bem-vindos.

Organize a clínica

Para dar conta de realizar todos os processos que envolvem a gestão de uma clínica é preciso ter muita organização. Para isso, o gestor pode deixar claro quais são exatamente as funções de cada funcionário de modo com que cada um deles desenvolva um cronograma com todas as suas atividades diárias.

A ideia é fazer um check-list para que nada primordial seja deixado de lado, levando em conta que os imprevistos certamente surgirão no decorrer do dia. Dessa forma, tendo tudo planejado, é possível encontrar tempo para desenvolver todas as atividades sem colocar o atendimento ao paciente em segundo plano.

Uma maneira de colocar isso em prática é aderindo uma técnica japonesa chamada 5S, que são os cinco sensos básicos — em português significa classificação, ordem, limpeza, higiene e disciplina. Com ele, o trabalho poderá ficar mais produtivo e otimizado, sem acumular tarefas.

Utilize sistemas de gestão

Os sistemas de gestão facilitam muito na hora de ter mais praticidade na rotina de clínica médica. Os softwares disponíveis beneficiam os gestores, pois otimizam a realização de tarefas e contribuem para a redução dos custos e no tempo gasto com cada uma delas.

Essas ferramentas fornecem recursos que auxiliam no trabalho de recepcionistas, do gerente financeiro e do próprio médico. Além disso, a maioria é bem fácil de entender e utilizar, e conseguem reduzir ao máximo as falhas existentes nos processos realizados. Algumas das principais vantagens da adoção de um software de gestão são:

  • eliminação de espaço de armazenamento de arquivos em papel;
  • prontuário e prescrições médicas eletrônicas, ou seja, alcance do profissional;
  • gestão financeira centralizada, com fluxo de caixa e relatórios de rendimentos;
  • agenda eletrônica que permite ao próprio usuário marcar, desmarcar e remarcar as consultas, facilitando o trabalho da recepção;
  • sistema de lembretes integrados que evita a falta de pacientes em consultas por ter esquecido do compromisso;
  • segurança dos dados, pois somente pessoas autorizadas com senha tem acesso aos arquivos da clínica e do paciente;
  • mais mobilidade no acesso, pois é possível acessar o sistema em qualquer dispositivo, em qualquer lugar, desde que tenha autorização para tanto;
  • aumento da produtividade;
  • maior satisfação do paciente que ganha independência para buscar pelo melhor horário.

Por tudo que vimos neste artigo, foi possível perceber que existem diversas formas de ter mais praticidade na rotina de clínica médica. Uma delas é aliar o treinamento profissional e os recursos tecnológicos, uma vez que os sistemas de gestão para empreendimento de saúde são ótimas alternativas para quem busca mais agilidade e satisfação dos pacientes.

Se você se interessa pelo uso de tecnologias para facilitar a gestão de clínicas médicas, assine nossa newsletter e leia tudo em primeira mão!

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