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Agenda de papel ou sistema online para consultórios: qual é o melhor para você?

A agenda de papel faz parte do cotidiano da maior parte das empresas e consultórios. Fáceis de serem utilizadas, são um método de organização prático. Mas, atualmente, surgiram novas formas de agendamento que prometem substituir e até ir além das agendas, facilitando a vida das secretárias e dos médicos.

É o caso do sistema online para consultórios, que otimiza os horários das consultas e aumenta o tempo de estudo dos prontuários. Contudo, sabemos que algumas pessoas, por desconhecimento ou conservadorismo, ainda têm certa relutância ao aplicar novos métodos.

Neste post, você vai conhecer as principais vantagens e transformações deste método de agenda, além de entender como é a agenda digital e como você pode aplicar essa nova ideia no seu consultório. Continue a leitura e confira!

Economia de tempo e dinheiro

Você já pensou em quanto tempo é gasto para que a sua secretária consiga imprimir os prontuários novos ou encontre todos os que já estão arquivados e os leve até você? Além disso, quanto dinheiro você gasta por mês com impressões e papel? Qual o tamanho do espaço necessário em sua clínica para arquivar documentos?

Um sistema online tem soluções práticas para todas essas situações: elimina o gasto de milhares de folhas de papel por ano, além de economizar o uso de tintas para impressoras. Ele também otimiza o tempo dos funcionários, já que basta uma breve pesquisa para encontrar os arquivos e assegura que todos tenham a informação disponível em poucos segundos.

Os exames pedidos, seus resultados, as patologias prévias do paciente e suas possíveis alergias ficam todas centralizadas em um só lugar, otimizando a análise de diagnósticos e a terapêutica. Além disso, otimiza o espaço físico da sua clínica, já que a utilização de armários para arquivos se tornará desnecessária.

Diminuição da ausência de pacientes

Imagine que você atenda em seu consultório 15 pacientes por dia, e que todos os dias três desses pacientes não comparecem. Fazendo uma conta rápida e tendo como base uma consulta no valor de 120 reais, você perderia até 90 mil reais por ano. Os números podem assustar, mas a solução é mais prática do que você imagina.

Uma agenda digital tornaria breve e viável um sistema de confirmação de agendamentos. Com isso, o número de faltosos diminuiria e você economizaria tempo e dinheiro.

Marcação de consultas e acompanhamento de exames

Muitas vezes, o tempo entre a marcação da consulta e o momento em que ela, de fato, ocorre pode ser muito grande. O que provoca o aumento do esquecimento pelo paciente, dificultando o seguimento das consultas e o acompanhamento prolongado — que é, muitas vezes, essencial.

Para que você possa manter o tratamento de seus pacientes com excelência, é fundamental que exista um sistema que possa relembrá-lo não só da data das consultas, mas também de exames e procedimentos que devem ser entregues no próximo encontro.

Segurança digital e organização

Com uma agenda digital é possível resguardar as informações com senha, permitindo que apenas algumas pessoas tenham acesso. Também pode-se utilizar várias agendas em um único instrumento, organizando melhor as diversas especialidades de uma clínica.

O armazenamento das informações em nuvem ainda pode ser considerado uma segurança adicional, uma vez que qualquer incêndio, furto ou outro problema que ocasione a perda dos prontuários não afetará o sistema online.

Investir em um sistema para consultórios será de grande valia. Além de propiciar a gestão de clínica, o uso de um software para médicos facilitará, sem dúvida, toda a gestão e organização da agenda da secretária.

Implementar um sistema médico eficiente ainda garante o prontuário eletrônico. O médico não precisará anotar, à mão, todas as informações sobre o seu paciente e suas queixas. Tudo isso será realizado online, beneficiando a todos.

Outras vantagens do sistema online para consultórios

Como já pudemos observar nos tópicos anteriores, existem muitos benefícios interessantes em adotar um sistema online para consultórios. Especialmente no que tange à centralização de informações e a facilidade de localizar dados por parte dos funcionários e do próprio médico, o sistema online mostra superioridade sobre a agenda de papel.

No entanto, existem ainda outras vantagens importantes. Confira a seguir quais são elas.

Otimiza a rotina de colaboradores

Ao adotar um sistema online para consultórios e colher os benefícios de otimizar a sua agenda para consultório médico, os seus colaboradores também terão a sua rotina otimizada de maneira natural. E, como se não bastasse, a tendência é que essa solução aprimore cada vez mais os processos e o dia a dia dos funcionários.

Isso acontece porque a sua equipe não perderá mais tempo com o retrabalho e poderá localizar as informações e dados necessários com muito mais facilidade, visto que tudo estará centralizado em um só local. Além disso, exames pedidos, resultados e patologias prévias dos pacientes poderão ser encontradas em poucos segundos.

Tem uma interface simples e intuitiva

É muito comum que profissionais da área médica julguem que um sistema online para consultórios pode ser muito complicado para ser utilizado e que será preciso investir em um curso ou um treinamento específico para que os funcionários estejam aptos a utilizar as suas funcionalidades. No entanto, isso é um tremendo equívoco.

Soluções como essa podem ter uma interface bem clara e fácil de usar, de forma que é preciso ter apenas um conhecimento básico de informática para aproveitar os seus benefícios. Com pouco tempo de uso, já será muito mais fácil fazer as marcações, localizar as informações e otimizar a rotina da clínica.

Gera feedbacks e relatórios precisos

Em qualquer ambiente profissional, oferecer feedbacks é uma atitude fundamental para melhorar os processos e fazer com que o negócio funcione de forma mais harmoniosa e eficiente. No entanto, sabemos que isso nem sempre é simples de ser feito e essa é outra vantagem de adotar um sistema online para consultórios.

De acordo com as suas preferências e as suas escolhas no sistema, ele emitirá relatórios que poderão ser de muita valia, nos quais você poderá analisar indicadores de desempenho e outras variáveis que podem ser usadas para tornar o seu empreendimento mais eficaz e os funcionários mais produtivos.

Envia lembretes aos pacientes

Como já dissemos, as faltas nas consultas podem ocasionar sérios prejuízos para os médicos e o consultório como um todo. Por isso, apostar em soluções que possam minimizar essas ocorrências é muito importante. E essa é exatamente outra das boas possibilidades que um sistema online para consultórios pode proporcionar.

É possível configurar a plataforma para enviar lembretes de confirmação de consulta com um ou dois dias de antecedência, por exemplo. Isso ajuda a reduzir as abstenções por esquecimento, além de permitir que você se organize os horários para preencher a lacuna dos faltantes.

Gostou do post? Percebeu a diferença entre a agenda de papel e um sistema online para consultórios? Esperamos que o nosso conteúdo ajude você a tomar uma decisão que contribua para a produtividade e lucratividade do seu negócio.

Agora, que tal se aprofundar um pouco mais nos assuntos que envolvem a gestão da sua clínica e aprimorar os seus processos? Entre em contato conosco!

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