Calcular os custos de atendimento em uma clínica

Como calcular os custos de uma divisão de atendimento em clínicas?

Calcular os custos de atendimento em uma clínica pode parecer um bicho de sete cabeças para os médicos que também assumem o papel de gestores. Afinal, são muitas variáveis que devem ser levadas em consideração, como a manutenção do espaço, os gastos com luz, água, funcionários, materiais, entre inúmeros outros fatores.

No entanto, saber calcular os custos corretamente é essencial para o sucesso da clínica. Para que o resultado no fim do mês seja real, o ideal é colocar na ponta do lápis todas as despesas, desde a luva utilizada em um atendimento até o pagamento de funcionários.

Se você não faz ideia de como fazer isso, fique tranquilo. Neste post, você vai aprender a calcular a sua hora de trabalho, os gastos com um paciente e muito mais. Acompanhe!

Saiba quanto custa a sua hora de trabalho

Se você quer saber quanto custa a divisão de atendimentos em uma clínica, o primeiro passo é aprender a calcular o valor real da sua hora de trabalho. Aqui, vale destacar que muitos profissionais da saúde definem os seus preços utilizando tabelas prontas.

O problema, nesse caso, é que os valores dessas referências não levam em consideração as particularidades de cada clínica. Um médico que tem o seu próprio espaço, por exemplo, tem custos bem diferentes daquele que aluga um consultório.

Por isso, o ideal é que você saiba calcular as suas despesas a fim de definir um valor/hora que seja condizente com a sua realidade financeira. Para isso, é fundamental colocar na ponta do papel todos os custos fixos e variáveis do espaço. De forma simplificada, podemos definir esses dois tipos de gastos da seguinte forma:

Custos fixos

Como o próprio nome diz, são as despesas que a empresa tem todos os meses, mesmo que o movimento seja fraco e que não haja atendimentos. São exemplos de custos fixos:

  • aluguel do espaço;
  • salário de funcionários;
  • impostos e outras deduções;
  • pró-labore (quanto você quer ganhar);
  • gastos anuais (como IPTU) divididos por 12 meses;
  • água, luz e outros.

Mesmo que os gastos com energia e água variem de acordo com o mês, é importante colocá-los nos custos fixos a fim de facilitar o cálculo. Por isso, faça uma estimativa.

Custos variáveis

Já os custos variáveis referem-se às despesas que mudam de acordo com o movimento da clínica. Aqui, deve-se incluir até mesmo os gastos mais simples, como:

  • materiais descartáveis (luvas, máscaras, algodão, resina, gaze etc.);
  • materiais de escritório (papel, caneta, agendas etc.).

Hora de calcular

Com todas essas informações em mãos, basta juntá-las e fazer um cálculo simples. Vamos supor que, ao somar tudo, os seus gastos no fim do mês totalizaram R$ 11.000. Se um médico atende 44 horas por semana (176 por mês), logo teremos um valor/hora:

  • R$ 11.000 / 176 = R$ 62,50

Dessa forma, para que você pague todas as suas despesas e ainda receba o seu pró-labore (que já foi incluído nos custos fixos), é necessário produzir R$ 62,50 por hora.

Vale lembrar que, em caso de consultórios que têm diferentes médicos atendendo, é necessário que os cálculos sejam feitos de forma individualizada, já que os custos variáveis mudam de acordo com a especialidade e o número de atendimentos.

Aprenda a calcular o custo dos materiais utilizados

Na hora de calcular os custos variáveis de um determinado atendimento, muita gente tem dúvidas. Afinal, é comum utilizarmos diversos materiais para atender um único paciente.

A boa notícia é que esse cálculo é bem simples de ser feito. Para facilitar ainda mais, é importante que você tenha uma tabela no Excel com algumas informações predefinidas. A contratação de um software de gerenciamento médico também é uma boa opção.

Em primeiro lugar, é necessário estabelecer o valor unitário de cada produto. Se você pagou R$ 6,50 em uma caixa de máscaras com 50 unidades, logo, cada uma custa R$ 0,13. Com os preços em mãos, faça uma lista com tudo que foi usado no atendimento.

Veja um exemplo:

  • 1 agulha: 0,23;
  • 2 anestésicos tópicos: 0,40;
  • 2 resinas: 6,00;
  • 1 papel toalha: 0,2;
  • 3 discos de sof-lex: 4,05;
  • 1 sugador: 0,25;
  • 4 luvas descartáveis: 0,56
  • 1 babador: 0,13;
  • 1 broca: 0,50.

Neste caso, o dentista gastou R$ 12,32 no atendimento. Pode parecer pouco se levarmos em consideração só uma consulta, mas, no fim do mês, faz toda a diferença.

Avalie o seu retorno mensal

Agora que você já sabe fazer esses dois cálculos simples (hora por consulta e despesa por atendimento), fica mais fácil de avaliar se o seu retorno mensal está sendo positivo.

Um dos melhores indicadores para saber se o seu negócio está dando lucro ou prejuízo é a Demonstração do Resultado do Exercício, chamado de DRE. Fazer o cálculo do DRE não é difícil, mas é preciso muita atenção para que nenhum detalhe passe despercebido.

Sempre que possível, é importante contar com a ajuda de um contador para gerir o seu negócio. Mas, para ajudar, separamos uma tabelinha para você. Confira:

Demonstrativo de resultados

  1. (+) receita bruta do consultório;
  2. – dedução de impostos incidentes nos serviços prestados;
  3. = receita líquida da clínica.

Exemplo: R$ 20.000 de receita – R$ 6.195 de imposto = R$ 13.805 de receita líquida.

  1. (+) receita líquida;
  2. – custos do serviço prestado (despesas variáveis);
  3. = lucro bruto.

Exemplo: R$ 13.000 de receita – R$ 1.749 de despesas = R$ 11.251 de lucro bruto.

  1. (+) lucro bruto;
  2. – despesas fixas;
  3. = resultado antes do IRPJ e CSLL.

Exemplo: R$ 11.251 de lucro bruto – R$ 3.000 de custos fixos = R$ 8.251.

  1. (+) resultado;
  2. – Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  3. = resultado líquido.

Exemplo: R$ 8.251 – IRPJ (R$ 1.258) – CSLL (R$ 330,04) = R$ 6.662,96 de resultado líquido.

Após fazer os cálculos, cabe a você avaliar se os resultados atendem às suas expectativas ou não. Caso os valores não sejam satisfatórios, é possível aumentar o lucro a partir da adoção de algumas medidas, como: contratar um software para otimizar o atendimento da clínica, lembrar os pacientes de comparecerem às consultas, ter um bom controle financeiro, investir em marketing para divulgar o consultório, entre outras.

Como pudemos ver, é muito importante calcular os custos de atendimento corretamente, a fim de identificar onde estão os convênios que dão prejuízo, saber quais gastos são desnecessários, entre outros aspectos.

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