evitar ausencia de pacientes

Ausência de pacientes: saiba como evitar

Muitas coisas podem acontecer entre o agendamento de uma consulta e o atendimento. Uma delas é a ausência de pacientes, um problema presente em muitos consultórios médicos.

 

Quando acontece de forma isolada, a falta de alguém que agendou um horário pode até não fazer muita diferença na rotina da organização. Mas a frequência desse acontecimento em longo prazo se transforma em um problema que compromete a sua gestão e a reputação do seu negócio.

Além disso, fica mais difícil conquistar o engajamento com o público-alvo e ser reconhecido como um profissional de valor. Diante dessa situação, os holofotes se voltam para quem? Para os concorrentes, claro!

 

A ausência de pacientes é um dos maiores e mais comuns problemas que sua clínica pode ter.

 

Pensando nisso, nós selecionamos os principais entraves que provocam a ausência de pacientes em consultórios, com informações de como evitá-los e outras dicas. Acompanhe:

 

Falha na comunicação com o paciente

Em alguns casos, o consultório não divulga uma regra clara sobre a política de agendamentos. Isso causa a falsa impressão de que não haverá problema algum se o paciente deixar de comparecer sem avisar com antecedência.

A dica é definir regras e divulgá-las de uma maneira gentil para que o usuário não se sinta intimidado. É preciso informá-lo do procedimento necessário caso haja um imprevisto, ou seja, ele precisa avisar o cancelamento da consulta com antecedência.

 

Os principais benefícios são a otimização do tempo e a redução de desperdícios financeiros, pois é possível encaixar outro paciente no horário que acabou de desocupar.

 

Assim, ele vai pensar melhor antes de marcar uma data em que estará indisponível e vai manter contato sempre que não puder comparecer. Se você adotar um diálogo sincero, essa cultura vai fazer parte da organização.

Desconhecimento da importância do retorno da consulta

Você sabe que o retorno da consulta é indispensável para a melhoria do quadro de qualquer paciente. Acontece que muitos desconhecem a importância de voltar ao consultório para ouvir o diagnóstico do médico, como se a consulta por si só fosse suficiente.

Geralmente isso acontece por falta de conscientização. Por isso, deixe bem claro que o retorno é um momento fundamental para prosseguir com o tratamento. Informe que a ausência dele pode acarretar sérios prejuízos à saúde.

Como você pode perceber, a relação médico-paciente é muito mais que prescrever um diagnóstico. É preciso olhar para o ser humano, compreendê-lo, conhecer os seus receios e expectativas. Só assim é possível fazer a diferença.

 

Sala de espera superlotada

Alguns consultórios costumam agendar um horário certo para os pacientes, mas por conta de desorganização e falta de previsibilidade da demanda, esse usuário só é atendido muitas horas depois.

 

Esse é mais um dos motivos que resultam na falta ou desistência do paciente, que não tem o dia inteiro livre para enfrentar uma fila de atendimento.

 

A superlotação é uma queixa recorrente em consultórios, mas é possível reverter esse problema por meio de uma gestão focada na excelência do atendimento. Isso significa oferecer cursos e treinamentos para a equipe, além de investir em soluções de automação.

Dessa forma, é possível garantir mais agilidade nos processos como agendamentos, prescrições, receituários, atestados e qualquer tipo de exame.

 

Esquecimento ou mudança de planos do paciente

Na maioria dos casos, os pacientes faltam à consulta por simples esquecimento, pois muitos não têm o hábito de anotar os compromissos em uma agenda. Em outras situações, eles se ausentam porque estão ocupados com pendências do trabalho.

Nesse caso, é importante que o atendente pergunte se o usuário tem algum evento marcado para aquele dia e hora antes de marcar definitivamente a consulta. Isso vai gerar um gatilho mental que vai ajudá-lo a lembrar de um possível compromisso.

No entanto, fazer apenas isso não é suficiente para garantir que ele compareça ao consultório na data marcada. Sendo assim, o ideal é buscar soluções eficientes, como avisar o paciente do compromisso agendado com uma antecedência de, pelo menos, 24 horas.

Afinal, com a rotina corrida do mundo moderno, qualquer pessoa está sujeita a esquecer uma consulta. Leve em consideração que enviar essa informação é também um cuidado especial com a saúde do próximo.

Como fazer contato para evitar a ausência de pacientes

Antes de definir os melhores canais de comunicação para você encaminhar lembretes para o seu público, identifique qual deles é mais utilizado para que a mensagem seja recebida em tempo hábil.

O celular, assim como outros dispositivos móveis, já se tornou a ferramenta mais popular para troca de informações. Você está sabendo aproveitar essa oportunidade? Apesar da ascensão de tecnologias mais modernas, o uso da mensagem via SMS ainda faz muito sucesso na hora de comunicar.

Enquanto a ligação telefônica consome o tempo do atendente e tem um custo de operação alto, o texto via SMS é rápido e prático. O e-mail é outra ferramenta muito útil para entrega de mensagens. Diversos especialistas em marketing são unânimes ao afirmar o poder que ele tem.

 

O envio de SMS para confirmação de consultas é de graça no medicalBox!

 

Mais recentemente surgiu o aplicativo WhatsApp, que em pouco tempo se transformou em um dos queridinhos dos usuários. Por meio dele, é possível enviar avisos com a vantagem de obter a confirmação de que a pessoa realmente leu — a mensagem lida é marcada com um traço azul.

É claro que para gerenciar tantas informações, você vai precisar de um software de gestão com o cadastro completo dos pacientes. Um sistema automatizado permite o acesso rápido à informações de contato, fato que viabiliza o envio dos textos.

 

Lembre-se de que para minimizar os problemas causados por faltas ou desistências é preciso prestar um serviço de qualidade para conquistar o seu público.

A tecnologia é uma aliada que contribui para a organização da ficha completa do paciente com foto, dados pessoais, histórico de atendimentos, agendamentos e pagamentos.

Trabalhar para por um fim na ausência de pacientes é um desafio que pode ser vencido. Pense nos benefícios que isso pode gerar: menos desperdício de tempo, otimização de recursos humanos e financeiros, reconhecimento do seu profissionalismo, entre outros.

E então, por acaso você se identificou com algum desses problemas? O que você fez ou pretende fazer para resolvê-lo? Deixe um comentário!

 

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