pacientes inadimplentes

Como fazer a cobrança de pacientes inadimplentes corretamente?

A gestão de um estabelecimento de saúde não é uma tarefa fácil, principalmente no que diz respeito à gestão financeira. Muitas vezes, os profissionais de saúde que são gestores não têm muito conhecimento e prática na área, o que pode resultar em dificuldades para lidar com algumas situações.

Um desses desafios é saber como lidar com pacientes inadimplentes. Cobrar o valor das consultas não é uma incumbência simples, mas o gestor precisa buscar formas de fazer isso para não prejudicar as finanças do negócio ou o relacionamento com os pacientes.

Neste post, listamos algumas dicas que farão toda a diferença no momento da cobrança de pacientes inadimplentes. Acompanhe!

Tenha um contrato de serviço

A melhor forma de se proteger financeiramente quando se oferece qualquer serviço é ter um contrato, prática que ainda não é tão comum entre os estabelecimentos de saúde. Não ter um contrato é um grande erro que precisa ser evitado, pois pode impossibilitar uma cobrança futura por falta de evidências de que o serviço foi contratado.

O contrato é o que garante que o paciente tem conhecimento sobre o serviço que será realizado e os valores cobrados por ele. Ele deve ser redigido de forma clara e objetiva, com todas as informações relativas a preços, prazos, formas de pagamento, multas, restrições e obrigações de ambas as partes.

Profissional e paciente assinam o contrato e ficam resguardados se alguma das partes não cumprir o que foi definido.

Seja organizado com as finanças

A organização das finanças é uma tarefa que não está diretamente ligada à cobrança de pacientes inadimplentes, mas é uma etapa fundamental do processo. Para que a clínica ou consultório possa cobrar devidamente os pacientes, primeiro ela precisa ter um controle confiável de todos os serviços que foram realizados e o que de fato o paciente deve.

Atualmente, a melhor forma de organizar as finanças do estabelecimento de saúde é por meio de softwares de gestão médica. Eles permitem que todas as informações referentes ao paciente e financeiras sejam armazenadas no mesmo local e acessadas de forma simples e rápida.

Mostrar organização passa confiança e credibilidade para os pacientes, que passam a respeitar mais o trabalho realizado na clínica e, consequentemente, são mais comprometidos com pagamentos e prazos.

Treine os funcionários responsáveis pela cobrança

O gestor deve previamente tomar a decisão de quem será o funcionário responsável por realizar as cobranças, para que a atividade seja feita de forma organizada e o funcionário seja adequadamente treinado. Isso evita também que mais de uma pessoa aborde o paciente com cobranças, o que poderia deixá-lo desconfortável e defensivo.

Pode ser que o gestor não se considere adequado para a tarefa, de forma que um funcionário da secretaria ou recepção pode ser designado especialmente para a função. Algumas características desejáveis para a pessoa que realiza a cobrança são:

  • resiliência;
  • paciência;
  • gentileza;
  • sutileza;
  • poder de negociação.

A melhor abordagem é combinar previamente o que será dito ao paciente, o tom da conversa e o que fazer caso o paciente se recuse a pagar. Claro que é preciso também sempre se adaptar a cada situação, tentando perceber qual a melhor maneira de agir com cada tipo de paciente.

Lembre-se: você deseja que a pessoa pague a dívida, mas não quer que ela se sinta mal tratada ou constrangida.

Converse com o paciente de forma clara

O paciente pode se tornar inadimplente por diferentes motivos: esquecer de pagar a consulta, enfrentar um problema financeiro não esperado ou até mesmo agir de má fé. Por isso, é importante tentar descobrir o motivo da inadimplência e conversar com o paciente a partir desse ponto.

A melhor maneira de resolver qualquer problema com o paciente é conversando de maneira clara, objetiva e calma. Constranger o paciente ou ameaçá-lo só piorará a situação. Esse é o momento de utilizar o poder de negociação e apresentar as possibilidades para o paciente.

Com esse comportamento, ele se sentirá bem tratado, o que aumenta as chances de que retorne ao estabelecimento e o indique para amigos e familiares.

Ofereça diferentes formas de pagamento

Oferecer diferentes formas de pagamento na clínica ou consultório traz diversos benefícios para o estabelecimento:

  • diminui as chances de o paciente não pagar pelo serviço;
  • facilita o pagamento de dívidas;
  • facilita o recebimento das quantias pelo estabelecimento;
  • deixa o paciente mais satisfeito.

Atualmente, os estabelecimentos de todas as áreas oferecem diversas opções de forma de pagamento, o que não deve ser diferente na área de saúde. Quanto mais formas de pagamentos forem disponibilizadas, mais oportunidades o paciente tem de quitar a sua dívida.

As formas de pagamento incluem: dinheiro, cheque, boleto bancário, cartão de débito, cartão de débito, transferência bancária. Desde o início, deixe claro para o paciente que ele possui diferentes possibilidades de pagamento.

Combine uma entrada ou adiantamento do pagamento

Uma ótima maneira de se prevenir de possíveis calotes e, pelo menos, diminuir o prejuízo em caso de pacientes inadimplentes é combinar uma entrada ou adiantamento no momento em que o serviço é contratado. O ideal é que o valor cobrado cubra ao menos as despesas de material com o serviço que será realizado.

Pagar um valor de entrada também é uma forma de o paciente se comprometer a comparecer ao estabelecimento até a conclusão do serviço quando for necessário voltar mais de uma vez à clínica ou consultório.

Assim, mesmo que depois não seja possível fazer o paciente pagar o resto da dívida, o estabelecimento não terá prejuízos com os materiais, luz e outros gastos.

Por fim, o estabelecimento pode também utilizar alguns lembretes de que o pagamento está próximo, o que por si só evita grande parte das inadimplências. A clínica pode enviar SMS ou e-mails com comunicados de que o dia do pagamento está próximo, com recados educados e claros.

Fazer a cobrança de pacientes inadimplentes de maneira correta evita maiores prejuízos financeiros para o estabelecimento, o que ajuda no controle da gestão financeira e, consequentemente, no sucesso do negócio.

Se você gostou do post quer mais dicas de gestão para sua clínica, que tal saber agora como realizar o cadastro de pacientes no seu consultório médico?

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