software de gestão para clínicas

Como implementar um software de gestão para clínicas?

Os estabelecimentos de saúde precisam estar sempre abertos às novidades e soluções tecnológicas para garantir desenvolvimento constante, como software de gestão para clínicas, além de oferecer assistência moderna e segura para seus pacientes.

Uma das principais soluções administrativas para clínicas e consultórios dos últimos tempos é a adoção de softwares de gestão, que facilitam e automatizam os processos de gestão administrativa, financeira e de pessoal. Porém, para ter acesso aos benefícios do seu uso, primeiro é preciso saber como implementar o software da maneira correta.

Por isso, no texto de hoje, falaremos sobre a implementação de software de gestão para clínica ou consultório. Acompanhe!

Por que implementar um software de gestão na clínica?

Para iniciar, vamos relembrar rapidamente as vantagens de implementar um software de gestão na clínica. Assim, será mais fácil de compreender a importância de cada passo da implementação.

As clínicas e consultórios médicos precisam de uma boa organização para garantir que todos os processos sejam realizados de maneira correta e que não haja erros administrativos ou financeiros. Os softwares de gestão simplificam e automatizam os processos, tornando-os mais confiáveis do que aqueles feitos sem suporte tecnológico.

Os principais benefícios da implementação de software de gestão são:

  • agilidade na realização de processos;
  • maior segurança das informações;
  • acesso facilitado aos documentos e artigos;
  • armazenamento de todas as informações no mesmo lugar;
  • mais tempo para que o profissional de saúde exerça sua função.

Como fazer a implementação do software de gestão?

A implementação de um software de gestão na clínica requer uma mudança de paradigma da forma de trabalho da equipe. Todos os sistemas passam a ser interligados e automatizados, o que requer ajustes e traz grandes alterações para a dinâmica de trabalho.

O software de gestão traz inúmeras soluções para o desempenho do estabelecimento, mas, para isso, é importante ter alguns cuidados ao longo do processo, o que garantirá o envolvimento de toda a equipe e o sucesso da implementação.

Listamos alguns pontos de maior importância para a implementação.

Análise prévia

O primeiro passo diz respeito à análise prévia, realizada pelo gestor, da situação da clínica ou consultório. É necessário ter conhecimento sobre os pontos fracos e fortes do estabelecimento, de forma a apontar quais processos poderão ser aprimorados ou substituídos após a implementação do software.

Essa análise permite saber a melhor hora para a implementação, que está principalmente relacionada com as necessidades de gestão da clínica. Ela inclui uma avaliação sucinta dos processos de gestão e dos procedimentos realizados rotineiramente, com destaque para pontos como:

  • agilidade dos processos;
  • gargalos dos processos;
  • velocidade na obtenção de informações;
  • erros presentes nas questões de gestão;
  • controle financeiro;

Escolha do software

A escolha do software de gestão é uma das principais etapas para o sucesso da implantação. De forma geral, os softwares têm as mesmas orientações básicas. Porém, cada estabelecimento tem especificidades que devem ser atendidas pelo programa escolhido.

Para a área de saúde, deve-se escolher um software especialmente desenvolvido para estabelecimentos de saúde, que contenha funcionalidades adequadas e específicas. Alguns itens de importância são:

  • agenda online para marcação e remarcação de consultas e exames;
  • planilhas financeiras para registro de fluxo de caixa, contas a pagar e receber, gastos fixos, entre outros;
  • prontuário do paciente;
  • garantia de segurança das informações armazenadas;
  • acesso remoto às informações.

Infraestrutura

O ideal é que o software de gestão não exija grande infraestrutura para sua implementação, isto é, que não seja muito além do que é necessário em um estabelecimento de saúde.

Atualmente, as melhores soluções em gestão estão integradas na computação em nuvem. Isso significa que a estrutura do software está armazenada na nuvem, não havendo necessidade de horas de instalação e configuração para seu uso na clínica, apenas de um computador com boa performance e da internet.

Treinamento da equipe

Oferecer treinamento adequado para a equipe da clínica é um passo crucial para o sucesso na implementação do software. Alguns gestores optam por economizar nesse quesito e disponibilizam menos recursos e menos tempo de treinamento para os membros da equipe. Porém, isso pode custar caro no futuro.

O comprometimento da equipe com a nova solução tecnológica tem muita relação com o conhecimento que ela tem acerca do sistema que será utilizado. Primeiramente, é preciso que todos os funcionários compreendam os objetivos do software e seus benefícios.

Então, todos devem ser treinados para utilizar de forma completa as funcionalidades oferecidas por ele. O ideal é que as dúvidas sejam esclarecidas com o fornecedor do software, antes mesmo do início do seu uso na clínica.

Suporte

É comum que, nos primeiros meses, a equipe encontre algumas dificuldades na utilização do software, afinal, sua implementação é uma grande mudança em relação aos processos manuais e divididos que eram utilizados anteriormente.

Por isso, é importante contar com um suporte adequado, principalmente nos primeiros momentos. Mesmo que não sejam necessários reparos no sistema, a equipe precisa ter acesso a técnicos ou fornecedores que possam responder a perguntas e dar assistência quando necessário.

Ter suporte disponível é essencial para que a equipe da clínica se sinta confiante para a utilização do software, utilize o sistema da forma correta, evite vícios ou subutilize as funcionalidades do sistema.

Documentação

A implementação de um software de gestão na clínica é o momento no qual é possível analisar todos os processos do estabelecimento. Realizar uma documentação detalhada durante sua realização é um ótimo meio para a identificação de vícios e gargalos, o que também evitará retrabalhos no futuro.

Afinal, a revisão dos processos internos da clínica deve ter um desenvolvimento contínuo, mesmo após a implementação do software.

Monitoramento

Por fim, para completar o que foi trazido no item anterior, falaremos sobre a importância do monitoramento do uso do sistema de gestão na clínica. O gestor deve acompanhar de perto o uso da ferramenta, principalmente nos primeiros meses, quando a equipe ainda está se adaptando às mudanças.

Com o tempo, é comum que ela deixe de utilizar algumas funcionalidades e passe a utilizar ferramentas antigas, como planilhas separadas e manuais. Por isso, é interessante realizar uma avaliação e monitoramento mais intenso a cada semestre ou ano, para garantir que o software esteja sendo utilizado da melhor forma.

A implementação de software de gestão na clínica é um processo que exige atenção por parte do gestor e de toda a equipe. Se feita da forma correta, os funcionários se adaptarão mais facilmente ao sistema, e seus benefícios serão percebidos mais rapidamente por todos.

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