recepcionistas de clínicas médicas

Como melhorar a rotina de recepcionistas de clínicas médicas?

Os recepcionistas de clínicas médicas são peças fundamentais para o bom atendimento e bem-estar dos pacientes. Afinal, eles são como se fossem o seu cartão de visitas, já que representam o primeiro contato humano que o paciente tem ao procurar um serviço de saúde. Se ele encontra um mau-atendimento logo na recepção, as chances de insatisfação são maiores.

As principais funções dos profissionais que atuam na recepção de uma clínica ou consultório são: atender aos pacientes pessoalmente ou por telefone com cordialidade, agendar consultas, fazer relatórios, lidar com fornecedores, tirar dúvidas sobre tratamento ou outras relacionadas, cuidar da harmonia da sala de espera, organizar arquivos e servir como um intermediário na relação médico-paciente.

A rotina dos recepcionistas pode ser muito agitada, uma vez que eles precisam estar prontos para lidar com os mais variados tipos de pessoas, imprevistos e, ainda, manter a agenda organizada e a harmonia do ambiente de trabalho. Devido à importância do papel dos recepcionistas para as clínicas, neste artigo, vamos detalhar formas de fazer a rotina dos recepcionistas de clínicas médicas melhor, mais otimizada e ágil. Quer saber quais são? Descubra a partir de agora!

Faça reuniões periódicas

A primeira coisa que a gestão de uma clínica deve fazer são reuniões periódicas com toda a equipe, sobretudo com os profissionais da recepção. Esses encontros servem tanto para que administração alinhe os objetivos com os profissionais como para que os recepcionistas possam dar um feedback de como está o atendimento e o funcionamento da recepção.

Também para verificar se há a necessidade de alguma medida que possa ser tomada, como a inclusão de uma nova tecnologia ou, ainda, o investimento em modernização da estrutura para tornar o ambiente mais acolhedor.

Estipule métricas de atendimento

Outro ponto interessante para que o trabalho da recepção seja otimizado é estipular métricas de atendimento para os profissionais deste setor.  Elas dizem respeito à quantidade de atendimentos que devem ser feitos e também ao tempo médio de espera de um paciente que solicita informações ou agendamentos, tanto por telefone quanto pessoalmente.

Esses números são importantes para verificar o rendimento do funcionário e identificar pontos que precisam ser melhorados para que a clínica ofereça um atendimento mais ágil e eficiente aos pacientes. Além disso, com esses dados em mãos, será possível estabelecer uma maior organização do tempo e das tarefas que devem ser executadas ao longo do dia.

Padronize os processos

Uma forma de tornar o atendimento mais prático é padronizar os processos. A ideia é que o profissional, a partir da autorização da administração da clínica, crie um protocolo de recepção, no qual todas as informações essenciais para a consulta e o tratamento sejam colhidas logo na primeira visita ao consultório.

É importante destacar, ainda, que a forma de abordagem deve ser adaptada para atender a diferentes graus de instrução, idosos, pessoas que possuem limitações (físicas e mentais) ou estão sob forte influência do estresse, para que as perguntas sejam de total compreensão de todos.

Ofereça capacitação e treinamento

Não há dúvidas de que, se você quer um recepcionista que desempenhe suas funções com maestria, é preciso investir em capacitação. Existem diversos cursos que podem agregar muito conhecimento e ajudar no dia a dia de uma clínica, como:

  • atendimento ao paciente para que ajude a compreender a melhor forma de abordá-lo e lidar com suas demandas;
  • informática básica para que possa trabalhar com editores de textos, planilhas, softwares eletrônicos e aplicativos;
  • idioma estrangeiro, pois cada vez mais está se tornando uma necessidade no mercado de trabalho;
  • introdução às finanças, principalmente para profissionais que lidam com dinheiro e fornecedores.

Cursos e treinamentos também podem ser úteis para o desenvolvimento de outras habilidades, como lidar com pessoas, desenvolver empatia, organizar tarefas, ser proativo, como se vestir para o trabalho e conseguir se comunicar de forma clara e objetiva com qualquer tipo de pessoa, independentemente do seu tipo de limitação.

Outras opções de capacitações rápidas são workshops, palestras ou eventos da área que, por meio da interação com outros profissionais e com o contato com palestrantes que são referências da área, ajudam a formar um profissional mais capacitado e preparado para lidar com as mais variadas situações no cotidiano de uma clínica.

Utilize uma agenda automatizada

tecnologia está por toda parte e para os recepcionistas de clínicas médicas ela tem uma função primordial: facilitar o trabalho. Os sistemas de gestão e as agendas eletrônicas já são bastante usadas e facilitam o trabalho do recepcionista na medida em que centraliza os agendamentos em um único software, facilitando o processo que pode ser feito pelos próprios pacientes, com atualização simultânea.

O uso das agendas eletrônicas tem como principal vantagem para o profissional da recepção um aumento do rendimento do trabalho, pois permite que se dediquem a outras tarefas que fazem parte da sua rotina. Também ajuda a focar, principalmente, no atendimento do paciente que vai até o consultório ou que faz uma ligação porque está com dúvidas, melhorando a organização do fluxo de consultas.

Ela também evita o uso da agenda de papel, permite facilidade no acesso de dados do paciente e redução dos arquivos físicos. Tudo isso resulta em ganho de tempo para ambos, pois o agendamento pode ser feito pelo próprio paciente.

Invista em infraestrutura

Por fim, invista na infraestrutura para que esse profissional possa desempenhar o seu papel com dedicação. Isso pode ser feito por meio de um ambiente agradável, móveis adequados e confortáveis, equipamentos eletrônicos de qualidade (computadores equipados com os softwares necessários para gestão e agendamento dos pacientes), celular que permite o acesso aos aplicativos que a empresa utiliza para conversar com os pacientes, dentre outros.

Como vimos, o trabalho bem feito da recepção é fundamental para o bom andamento e o sucesso do estabelecimento. Por isso, adotar todos esses aspectos citados neste artigo melhora o trabalho dos recepcionistas de clínicas médicas, o que vai refletir em retorno, tanto em qualidade no serviço como também financeiro.

Se você ficou interessado em saber mais sobre o funcionamento de ferramentas automatizadas, leia o nosso artigo sobre agendas eletrônicas para secretárias e descubra tudo que você precisa saber sobre o assunto!

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