recepção de uma clínica médica

Como usar a tecnologia a favor da recepção de uma clínica médica

A tecnologia está em toda parte. Seja no trabalho, seja na vida pessoal, estamos sempre de olho no smartphone ou tablet em busca de novidades. Então, por que não utilizar isso a favor da recepção de uma clínica médica? A maioria das pessoas vem buscando, cada vez mais, resolver problemas por meio desses dispositivos portáteis ou pelo computador.

É justamente por isso que tem se tornado cada vez mais frequente o uso de softwares para gestão de clínicas médicas. A utilização desses programas de computador traz uma série de benefícios e pode ser um importante aliado para a melhora do desempenho do empreendimento.

No artigo de hoje, vamos falar sobre a importância do uso da tecnologia em recepção de clínicas. Para isso, vamos justificar a importância de otimizar o trabalho da recepção e como os programas de gestão virtual favorecem o desempenho desse setor. Confira!

Por que é importante facilitar o trabalho da recepção?

recepção de uma clínica é o primeiro contato que o paciente tem ao procurar por um atendimento médico. Dessa forma, os profissionais que ocupam essa posição devem ser os porta-vozes dos valores do empreendimento, garantindo uma boa primeira impressão, seja pessoalmente ou por telefone.

Em geral, o recepcionista é responsável por atender ao telefone, agendar os serviços, lidar com questões burocráticas e financeiras, responder e-mails diversos e também atender os pacientes que chegam à sala de espera.

Devido ao acúmulo de diversas funções é que o auxílio da tecnologia no trabalho pode ser benéfico. Como veremos a seguir, o uso de softwares especializados apresenta diversas vantagens capazes de melhorar o desempenho da recepção de sua clínica.

Vantagens do uso da tecnologia em recepção de clínicas

O uso da tecnologia em recepção de clínicas traz diversas facilidades que podem, inclusive, ser lucrativas e melhorar a reputação do seu empreendimento. Abaixo, elencamos as principais. Confira!

Aumenta a eficiência dos profissionais

O uso de softwares para gerenciamento de clínicas aumenta a eficiência do atendimento, já que reduz consideravelmente o tempo gasto lidando com agendas de papel e arquivos físicos. Com isso, o funcionário pode realizar o seu trabalho da melhor forma possível, se dedicando a outros aspectos mais importantes, como o atendimento aos pacientes.

Isso acontece porque, muitas vezes, pacientes precisam marcar um atendimento por telefone e os funcionários estão ocupados com as diversas outras funções da recepção e não conseguem atender a chamada, por exemplo.

Essa situação acarreta a perda de um possível paciente e afeta diretamente a produtividade e a reputação da clínica. O software ajuda no sentido de apresentar uma agenda virtual de consultas, que mostra os dias da semana e os meses, bem como os prontuários dos pacientes, agilizando o trabalho.

Garante maior segurança de dados

A segurança e a privacidade dos prontuários e das transações realizadas no empreendimento é uma preocupação comum dos gestores. O uso da tecnologia permite que esses dados sejam facilmente acessados por pessoas autorizadas ao mesmo tempo que previne o acesso por parte de outras pessoas.

O armazenamento na nuvem — ou seja, no meio digital —, além de evitar o acúmulo de papel nas dependências da clínica e, inclusive, a sobrecarga do computador, permite que os dados dos pacientes sejam facilmente acessados de qualquer dispositivo com permissão para a consulta.

Esse modo de armazenamento é mais seguro porque evita a perda de arquivos com informações importantes e o acesso dos dados por pessoas não autorizadas, já que existem diversas maneiras de restringir acesso — seja por senha, verificação em duas etapas, criptografia etc.

Com essa medida, é ainda mais fácil conquistar e manter a confiança dos pacientes na clínica e nos profissionais, pois você oferecerá dois pontos muito valorizados atualmente: segurança e agilidade.

Melhora a organização do ambiente

Além de tornar o trabalho do recepcionista mais eficiente, reduzindo o tempo desperdiçado com questões facilmente resolvidas pelo software, o uso desses recursos de gestão melhora a organização de diversos outros aspectos da clínica — não apenas relacionados às informações, mas também ao espaço físico.

Primeiramente porque os softwares concentram as informações de cada paciente em um único local, o que agiliza tanto o trabalho da secretária, quanto o do médico. Em segundo lugar, evita o acúmulo de papel na sala de espera, criando espaço para oferecer uma melhor experiência às pessoas que precisam passar algum tempo nela.

Vale ressaltar, ainda, que esse espaço deve ser acolhedor, pois os pacientes esperando pela consulta geralmente estão tensos. Por isso, com mais espaço livre, é possível escolher uma mobília adequada e confortável, oferecer serviços de copa e distrações como livros, revistas e brinquedos para as crianças.

Diminui os erros e o retrabalho

Um software de gestão completo, ao evitar a burocracia e acabar com a necessidade de deixar arquivos em gavetas, diminui a chance de erros.

Por mais que o recepcionista se esforce para realizar seu trabalho da melhor maneira possível, erros como agendar uma consulta para duas pessoas no mesmo horário ou esquecer de desmarcar um agendamento são problemas que podem acontecer — principalmente em clínicas com um grande fluxo de pessoas.

Assim, o uso de um sistema inteligente evita que esses erros aconteçam, pois o software, por si, só resolve esses contratempos. Com isso, falhas comuns praticamente não ocorrem, o que ajuda a melhorar o relacionamento com os pacientes.

Melhora a qualidade no atendimento

Com o uso de um sistema inteligente, consequentemente sobra mais tempo para que o recepcionista se dedique a atender melhor as pessoas que procuram a clínica. Mais do que ser simpático e agendar as consultas corretamente, o recepcionista precisa estar pronto para esclarecer dúvidas e garantir o conforto dos pacientes.

Gerando menos estresse devido à redução dos pequenos problemas diários, a recepção pode ser um local de acolhimento e de um serviço de qualidade, o que vai influenciar na reputação da clínica como um todo.

Potencializa bastante lucrativo

Por fim, todas essas vantagens culminam em uma última de extrema relevância: o uso de programas de gestão são lucrativos para a clínica, principalmente por reduzir custos, uma vez que diminui a quantidade de papéis, oferece um serviço de qualidade, reduz o número de pessoas envolvidas com agendamento e ainda agiliza os processos.

Exemplos práticos de tecnologia na recepção da clínica

Depois de conhecer as principais vantagens de contar com itens de alta tecnologia na recepção de uma clínica médica, chegou a hora de conhecer algumas das melhores alternativas disponíveis no mercado atualmente. Confira a lista que preparamos a seguir e descubra qual é a opção mais interessante para você e para os seus pacientes!

Softwares de gestão

Um bom software de gestão pode mudar para melhor a rotina da recepção de uma clínica médica e facilitar não apenas a vida da sua secretária, mas também a dos profissionais médicos e, obviamente, a dos pacientes. Esse é o tipo de ferramenta extremamente útil, que permite concentrar todos os dados e processos em um só local.

Com esse programa, a sua recepcionista pode inserir as informações de cada visitante em tempo real, organizando todos os elementos e agendando consultas futuras em poucos segundos. Como se não bastasse, o seu acesso também é facilitado, visto que tudo ficará disponível para os médicos em seus celulares, computadores ou tablets.

Até mesmo o atendimento fica mais eficiente, pois o histórico pode ser acessado com poucos cliques, assim como as receitas antigas, os pedidos de exames e pareceres técnicos. Alguns softwares de gestão ainda contam com um chat interno, melhorando a comunicação da empresa e deixando tudo muito mais dinâmico e eficiente.

Automação de e-mails

Não é novidade para ninguém que os e-mails são uma parte crucial da comunicação entre as pessoas, sendo também um item muito importante na inteiração entre uma recepção de clínica médica com os seus pacientes. Vários consultórios têm utilizado o correio eletrônico para enviar lembretes, novidades ou mesmo informações de consultas.

Isso é muito mais prático do que fazer telefonemas, por exemplo, mas é fundamental apostar em boas ações para evitar erros ou o retrabalho. Diante dessa realidade, apostar em uma ferramenta de automação é uma excelente escolha e essa solução pode se integrar ao software de gestão, permitindo ainda mais funcionalidades.

Prontuários eletrônicos

Diante de tantas vantagens que os prontuários eletrônicos oferecem, é inacreditável que alguns consultórios médicos ainda não contem com essa solução em suas rotinas diárias. Essa é uma ferramenta excepcional, que facilita bastante o acompanhamento dos pacientes, mesmo que ele precise ser realizado por vários médicos.

O prontuário eletrônico também é muito útil no caso de tratamentos que sejam acompanhados por enfermeiros e por outros profissionais da saúde, uma vez que ele torna possível a consulta do histórico de exames, de condutas anteriores e dos medicamentos ministrados em outras datas.

Formas de entretenimento

É difícil correlacionar a palavra entretenimento com a rotina de uma recepção de clínica médica, não é mesmo? No entanto, observando com um pouco mais de atenção, isso é um tremendo erro, visto que esse é um local no qual a maioria das pessoas está tensa ou ansiosa e precisa, de alguma maneira, aliviar o nervosismo.

Obviamente, é preciso ter parcimônia na escolha e as opções devem estar em consonância com a finalidade do negócio. Discrição e bom-senso são essenciais e, por isso mesmo, as melhores escolhas são uma televisão com canais a cabo, som ambiente, rede Wi-Fi e apostar em uma moderna máquina de café expresso.

Sendo assim, se você estava na dúvida sobre os benefícios do uso de tecnologia na recepção de uma clínica, esperamos que o artigo tenha fornecido pontos relevantes para se pensar.

Que tal experimentar? Se você se interessou pelo assunto e quer mais informações, entre em contato conosco!

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