trabalho da secretária

Entenda a importância de otimizar o trabalho da secretária em sua clínica

O trabalho da secretária vai além do simples auxílio na organização das correspondências, atender ligações, realizar a marcação de consultas da sua clínica ou consultório e receber seus pacientes. É muito mais do que apenas avisar a data e a hora em que serão atendidos.

Ela é o primeiro contato com os pacientes. E é por isso que ela deve demonstrar como é feito o serviço dentro da clínica, transparecer qualidade e educação ao lidar com outras pessoas — parte fundamental da rotina de trabalho.

Uma boa secretária é capaz de fazer muito além dessas tarefas, devendo assumir um papel proativo na administração financeira e na gestão de clínica, exercendo um papel chave para o sucesso de sua clínica.

Você sabe como otimizar o trabalho da secretária na sua clínica? Conhece as melhores maneiras de tornar o serviço eficiente sem perder em qualidade no atendimento? Então, acompanhe este artigo e veja as respostas para todas as suas dúvidas sobre o assunto. Boa leitura!

Organiza o ambiente de trabalho

O primeiro passo para começar a organizar o ambiente da secretária é eliminar tudo aquilo que não é necessário durante o trabalho naquele espaço. Afinal, é ali que os pacientes chegam ao entrar em sua clínica e, certamente, ver um ambiente amontoado e bagunçado passa uma péssima impressão — além de tornar o serviço muito mais lento e desorganizado.

Tente eliminar os hábitos de guardar tudo o que vê pela frente, achando que um dia poderá precisar disso. Panfletos e propagandas, materiais gráficos ou de escritório, pilhas de papéis que não são mais necessários são ótimos exemplos disso.

Tudo isso torna-se um empecilho para acessar os papéis e documentos que realmente importam e são usados diariamente. Então, evite ocupar espaço na recepção ou área administrativa da sua clínica médica para que o serviço seja prestado com qualidade e agilidade.

Outra forma de otimizar o serviço para que o cronograma da clínica seja cumprido a tempo é a criação de um checklist diário de tarefas. Desse modo, a secretária não esquecerá de fazer nenhuma atividade que foi solicitada, conseguirá otimizar seu tempo e evitará se atrasar para os compromissos.

Uma excelente ideia é realizar o checklist logo no começo do dia, escrevendo todas as atividades que devem ser feitas em ordem de prioridade e qual o prazo de cada uma delas.

Aumenta a organização e o rendimento da sua secretária

A tecnologia é uma grande aliada das secretárias em clínicas de saúde, pois otimiza o serviço, aumenta a produtividade, diminuindo a burocracia e agilizando a comunicação. O agendamento online de consultas e exames é atualmente a melhor opção para realizar esse tipo de tarefa.

Ter que ligar para o consultório médico para fazer o agendamentos pelo telefone já é algo obsoleto. Utilizar o sistema de agenda online atrai mais pacientes e aumenta o número de marcações — já que está disponível o tempo todo e de forma instantânea.

É impossível deixar de mencionar que o sistema nunca estará indisponível como o telefone, que corre o risco de ter a linha ocupada com outro paciente e que tem um horário limitado para atendimento, tornando a experiência de agendamento de consultas desagradável e exaustiva.

Financeiramente falando, existe um benefício muito interessante em aderir ao agendamento online, já que ele promove uma enorme redução dos gastos com ligações telefônicas.

Além disso, o software de marcação de consultas permite explorar mais a capacidade de trabalho da secretária, que não fica tão restrita a atender as chamadas, marcar os pacientes nas velhas agendas de papel e ainda ter que recepcionar os pacientes que chegam na clínica aguardando atendimento.

O software de agendamento online possui ainda a função de lembretes de consulta. Na véspera do atendimento do paciente ele receberá um aviso em seu e-mail ou uma mensagem de texto em seu celular, relembrando qual o horário e o local da consulta.

Além de lembrar o paciente que sua consulta está próxima, é uma excelente forma de reduzir as faltas por esquecimento, pois, graças aos lembretes, o paciente pode ainda confirmar a presença ou de cancelar o agendamento, buscando um horário para a remarcação.

Dessa forma a agenda não fica com tantos horários vagos por pacientes faltosos, abrindo espaços para novas consultas, aumentando o rendimento de sua clínica.

Com o sistema de lembretes de consultas e desmarcações é possível otimizar ainda mais o trabalho da secretária. Afinal, com uma tarefa a menos para realizar, ela pode dedicar mais tempo a atender os pacientes com qualidade, realizar funções administrativas e financeiras que foram delegadas a ela.

Por meio da tecnologia, a agenda do consultório pode ser integrada à agenda pessoal, que sincroniza as tarefas, como citamos no checkist, facilitando a gestão do tempo de sua secretária. Esse sistema ainda permite que ela desmarque e agende novos atendimentos de forma simples, rápida e sem rasuras.

Integra a gestão da informação com a gestão financeira

Ao utilizar o software de agendamento online é possível integrar todo o sistema de gestão do consultório médico, inclusive o controle financeiro de sua clínica. Isso quer dizer que é possível centralizar todas as informações sobre o paciente, desde seu agendamento até o faturamento da consulta.

Com a integração dos sistemas digitais, a secretária otimiza seu trabalho, agilizando todas as etapas do atendimento ao paciente e aumentando sua capacidade de focar na qualidade dos processos. Ao utilizar da agenda online, ela se torna capaz de acessar o prontuário eletrônico do paciente (PEP) para anotar qualquer observação pertinente e, ao final da consulta, já prestar contas no fluxo de caixa da clínica.

O fluxo de caixa é o registro de todas as entradas e saídas e, por meio dele, você sabe quanto gastou, qual seu faturamento e suas possibilidades em investir. Trabalhar com o caixa é um dos mais importantes passos que toda secretária de clínicas e consultórios de saúde deve aprender — uma vez que você estará ocupado realizando os atendimentos.

Esse sistema integrado automatiza os processos, agiliza tarefas e reduz a chance de erros acontecerem na gestão de clínica. O que permite que você tenha mais controle sobre o que acontece na secretaria enquanto você faz os atendimentos em sua sala ou não está presente no consultório.

Gostou deste conteúdo? Ainda tem dúvidas ou sugestões? Então, entre em contato conosco, ficaremos felizes em poder te ajudar!

 

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