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Gestão financeira em clínica médica: saiba como diminuir a inadimplência

Uma clínica — ou consultório — que tem processos simplificados e, ao mesmo tempo, complexos de gestão financeira está, sem dúvidas, à frente da concorrência. Isso porque um processo de gestão facilita tanto a vida dos pacientes, que passam a contar com um serviço de mais qualidade e voltado para o seu bem-estar, como também dos recepcionistas e dos médicos, que, tendo os processos otimizados, podem se dedicar a prestar o serviço da melhor maneira possível.

No entanto, sabemos que toda gestão financeira enfrenta dificuldades. E um dos grandes desafios para qualquer gestor é ter que lidar com a inadimplência dos pacientes.

Por essa razão, neste artigo, vamos ressaltar a importância de uma gestão financeira eficiente, destacando formas de diminuir essa dificuldade no pagamento, além de mostrar de que modo um software de gestão pode reduzir esses problemas e garantir um maior equilíbrio no estabelecimento. Confira!

Qual a importância de uma boa gestão financeira?

Sabemos que o objetivo principal de uma clínica ou hospital é atuar na promoção de saúde da população. No entanto, as iniciativas privadas precisam ter um retorno financeiro para cobrir os custos de investimentos e os custos operacionais (infraestrutura, pessoal, tecnologia e impostos). Por essa razão, saber como administrar é fundamental para quem deseja abrir um empreendimento de saúde e não quer ficar no prejuízo.

Assim, uma gestão financeira precisa contar com relatórios completos e com o monitoramento de todas as finanças, do fluxo de caixa — que inclui todas as entradas de pagamentos —, dos gastos e dos investimentos da clínica. Também é necessário ter uma margem para imprevistos ou gastos sazonais, como férias de funcionários, demissões ou períodos de baixo fluxo de pacientes, além de uma reserva destinada à manutenção de equipamentos e à modernização.

Ter todos esses fatores sob controle garante maior segurança para as ações do gestor e também o equilíbrio da clínica, que pode oferecer um serviço de maior qualidade aos pacientes.

Quais as vantagens do uso de um sistema de gestão?

Tendo em vista todos esses benefícios de manter a saúde financeira da clínica, é importante ressaltar que esse processo nem sempre ocorre da melhor maneira possível, tanto pela falta de experiência do médico em lidar com a administração quanto pela impossibilidade de ter uma pessoa especializada na área para realizar o trabalho.

Uma alternativa, em ambos os casos, é contar com um software de gestão, que pode fazer o trabalho de uma forma rápida, concentrada e eficaz e melhorar diversos aspectos da clínica. As principais vantagens desse tipo de programa de computador, tanto do ponto de vista financeiro quanto da visão geral do trabalho, são:

  • controle de fluxo de caixa, incluindo todas as despesas e entradas em um único lugar;
  • eliminação de planilhas em papel com dados que estão apenas a alguns cliques de acesso;
  • redução do tempo gasto com funções administrativas e, consequentemente, mais tempo dedicado a proporcionar melhores experiências aos pacientes;
  • unificação de todos os dados financeiros no mesmo lugar, permitindo ao gestor um melhor planejamento;
  • armazenamento em nuvem, que também reduz espaço de armazenamento físico e possibilita a redução de custos com papel e armários;
  • agenda eletrônica que possibilita o controle total das informações de todos os pacientes, inclusive de dados financeiros;
  • acesso ao prontuário de atendimento de todas as pessoas atendidas;
  • facilidade na utilização, que permite que recepcionistas possam fazer parte dos processos a partir de um treinamento específico;
  • maior segurança dos dados relativos às finanças e às informações pessoais dos pacientes.

Como diminuir a inadimplência dos pacientes?

Apesar de todas essas vantagens da utilização do software de gestão para melhorar o desempenho, tanto de uma clínica quanto de um consultório, alguns problemas, mesmo que reduzidos significativamente, ainda podem se tornar dores de cabeça para qualquer administrador, como é a inadimplência dos pacientes.

Para que esse não se torne um problema recorrente que possa vir a prejudicar o fechamento das contas no final do mês, confira algumas formas de lidar com o não pagamento em seu empreendimento!

Deixe os valores sempre claros

No primeiro atendimento ao paciente, informe, ou instrua o recepcionista a informar, o valor da consulta e de todos os procedimentos dos quais ele necessita. Essa atitude é importante para que o paciente saiba exatamente quanto terá que gastar e como se planejar para fazer o pagamento, evitando, assim, surpresas ruins para ambas as partes.

Proponha as melhores formas de pagamento

Após esclarecer os valores, forneça aos pacientes mais de uma forma de pagamento, de modo que possam escolher a que melhor se encaixa em suas necessidades. Isso inclui deixar disponível opções de parcelamento, um melhor dia para recebimento, alternativas à vista ou a prazo e possibilidade de escolha do melhor método de pagamento.

É importante lembrar que, apesar das taxas pagas pela utilização de cartões de crédito e débito, essas são as opções mais seguras, sobretudo, para liquidações a prazo, já que, em caso de inadimplência, a pessoa passa a dever para o banco ou para a operadora de crédito.

Faça uma análise de crédito

Quando a clínica dispuser de formas de pagamento a prazo ou parcelado que não envolvam o cartão de crédito, o risco em relação à falta de pagamento pode ser maior. Por isso, realize as consultas nos serviços de proteção ao crédito e verifique os antecedentes do paciente com falta de pagamento.

Entretanto, é interessante lembrar que, mesmo quando não há restrição imposta pela análise de crédito, o risco de ser o primeiro é real. De toda forma, a consulta elimina a chance de conceder o prazo a alguém que já tenha histórico como não pagador.

Utilize o sistema de gestão para realizar as cobranças

Os softwares de gestão de clínicas podem oferecer diversas funcionalidades e uma delas é o sistema de cobranças integrado. Esse sistema oferece ferramentas para lembrar o paciente da data de pagamento e dos valores, evitando que ele esqueça ou que a dívida se prolongue. Além disso, o sistema também é útil, pois pode armazenar informações de contato e estabelecer uma comunicação mais próxima do paciente.

Todas essas medidas são importantes pois, ao reduzir a chance de inadimplência, você melhora a gestão financeira da clínica, possibilitando o investimento em serviços que possam oferecer mais qualidade para o paciente e mais tranquilidade para o gestor. Desse modo, não deixe de buscar empresas especializadas que ofereçam um serviço personalizado para cada tipo de empreendimento.

Quer saber como funciona o sistema de gestão financeira em uma clínica médica? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas!

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