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O papel de um sistema de gestão para clínica nas rotinas de profissionais da saúde

Manter uma boa gestão do tempo é um dos principais fatores que influenciam no sucesso de uma clínica médica, pois pode significar uma melhor prestação de serviços relacionados ao atendimento do paciente. A tecnologia é uma grande aliada na rotina dos profissionais da saúde. Nesse sentido, um sistema de gestão para clínicas, além de facilitar a administração dos processos e melhorar os serviços prestados, auxilia no gerenciamento eficiente do tempo.

Pensando nisso, neste post, daremos algumas dicas para ajudar você a gerir melhor o seu tempo, destacando as principais vantagens de cada uma e enfatizando o papel relevante de um sistema de gestão para clínica. Continue a leitura e saiba mais!

Invista em um software médico

Investir em um software médico que padronize os procedimentos de atendimento e organize as informações, minimiza os riscos e garante a centralização e a fiscalização das ações, além de melhorar a gestão do tempo.

Devido ao avanço da tecnologia, o mercado dispõe de muitas opções de softwares com diversas funcionalidades. Portanto, é imprescindível conhecer o tipo de sistema mais adequado para o seu consultório, de acordo com as suas necessidades.

Ferramentas modernas, como o medicalBox, oferecem serviços como agendamentos eletrônicos, notificação por SMS e e-mail para os pacientes, armazenamento de informações em nuvem, entre outros. Assim sendo, elas tornam sua clínica mais produtiva e organizada, otimizam o tempo dos atendentes e reduzem as faltas e os atrasos — situações que, muitas vezes, geram bastante prejuízo para os consultórios.

Crie um padrão no tempo de atendimento

Sabemos que, de acordo com a necessidade do paciente, cada tipo de atendimento demanda um tempo diferente. Porém, é ideal estabelecer uma duração média para o atendimento. A intenção de padronizar esse período serve para certificar-se de que esse tempo não exceda o limite ou não seja inferior ao necessário. Além de não comprometer as outras atividades da clínica, isso contribui para otimizar os procedimentos e reduzir o tempo de espera na recepção.

Mantenha a agenda organizada e atualizada

A agenda é um excelente recurso para os profissionais da área da saúde, uma vez que ela apresenta-se como a principal ferramenta de controle e de planejamento do tempo disponível. Contudo, hoje em dia, existem opções mais eficientes que substituem as antigas encadernações de papel, como softwares de gestão que organizam horários e compromissos, evitando esquecimentos ou acontecimentos inesperados.

Com a agenda organizada e atualizada, você terá controle sobre seu dia de atendimentos, os erros serão minimizados, o número de pacientes faltosos será menor e a agilidade do atendimento bastante potencializada.

Padronize os processos da clínica

Se os processos não estiverem ajustados e não forem realizados de forma ágil e eficiente, as atividades da clínica podem ficar comprometidas e, como resultado, refletir em uma má gestão do tempo. A padronização e a evolução dos procedimentos dentro do consultório garantem melhorias na qualidade do atendimento e na oferta dos serviços, por meio da integração e da organização dos processos envolvidos.

Além disso, padronizar processos permite um melhor aproveitamento do tempo, mais agilidade nas atividades, maior flexibilidade no direcionamento de demandas e um monitoramento mais efetivo dos indicadores.

Integrando e organizando os processos, é possível reduzir os custos e prevenir os erros e o retrabalho. Consequentemente, a otimização desses processos melhora a rotina dos profissionais da saúde e traz benefícios à empresa.

Treine a equipe

A equipe da clínica, sobretudo a de recepção, deve ser responsável pelo acolhimento humanizado e pela fidelização do paciente. Padronizar e centralizar todo o histórico de atendimento são pontos importantes para garantir a melhoria do serviço, afinal, a equipe, muitas vezes, é uma das responsáveis por apresentar todos os benefícios e as vantagens dos serviços e oferecer soluções.

A linguagem utilizada deve ser adequada, com vocabulário simples e objetivo. Defina alguns termos para os atendentes e oriente-os quanto ao uso de uma forma de linguagem específica para o público-alvo. Para isso, o grupo deve ser bem treinado pelo setor de gestão de pessoas. O treinamento pode contribuir para aumentar a motivação dos colaboradores e fazer com que eles aproveitem melhor o seu trabalho.

Também é relevante que a gestão dê liberdade aos funcionários para identificar problemas existentes na clínica, a fim de buscar melhorias e solução de falhas nos processos.

Programe pausas

Tanto para a produtividade dos médicos quanto para a saúde mental da equipe, as pausas são necessárias. Logo, é preciso determinar um tempo médio entre as consultas para que o médico tenha um intervalo para se organizar e descansar. Além disso, permitir que a equipe descanse, contribui para a disposição e para um melhor aproveitamento do tempo.

Defina prioridades

Uma das formas eficazes de gerir o tempo é identificando as prioridades e classificando as tarefas de acordo com sua urgência e importância. Desse modo, você poderá dinamizar seus compromissos e os resultados serão alcançados mais rapidamente.

Seja pontual

Mesmo aderindo a agendas, planilhas e sistemas informatizados que organizem seus horários e rotina de trabalho, de nada adiantará se não houver pontualidade. Seguir rigorosamente seus compromissos previstos na agenda e ter pontualidade favorece a gestão do tempo e coloca todo o planejamento em prática.

Utilize um sistema de gestão para clínicas

Como citado, um sistema de gestão para clínicas contribui para a organização e a administração, otimizando os processos e tornando-os mais seguros e eficazes. Seu objetivo é facilitar a rotina dos profissionais da saúde e, consequentemente, aumentar a eficiência e a produtividade e melhorar o atendimento aos pacientes.

É um tipo de tecnologia que permite o controle de informações e de procedimentos de um consultório, além de integralizar os setores, viabilizando o acesso dos dados gerenciais aos gestores, de modo ágil e eficiente. Por isso, com a ajuda de um sistema de gestão para clínicas é possível organizar melhor o seu tempo.

Portanto, o sistema de gestão para clínicas é um grande facilitador para o funcionamento do seu empreendimento, sendo capaz de oferecer diversas soluções primordiais para otimizar o seu trabalho e melhorar o desempenho das atividades.

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