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Passo a passo para fazer o fluxo de caixa da sua clínica

Em tempos nos quais o setor de saúde está cada vez mais dinâmico e disputado, ter um bom controle financeiro é indispensável para quem quer ter sucesso e melhorar em qualquer ramo. Nesse contexto, conhecer o passo a passo para fazer o fluxo de caixa da sua clínica médica faz toda a diferença.

O fato é que os médicos costumam ter um aprendizado muito tecnicista na vida acadêmica, logo, acabam não se preparando para enfrentar o mercado, especialmente no que diz respeito aos aspectos financeiros de gestão.

Neste post, explicamos em detalhes a importância de fazer o fluxo de caixa em sua clínica, o passo a passo para não cometer erros e manter a sua gestão eficiente. Confira!

O que é o fluxo de caixa e como ele funciona?

Antes de mais nada, é preciso compreender, de fato, esse conceito. O fluxo de caixa nada mais é do que a descrição da movimentação de dinheiro da empresa em um período determinado — que pode ser semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou anual, por exemplo. Nele devem constar todas as movimentações de entrada e saída de recursos referente às transações de uma organização. Nesse caso, da sua clínica médica.

O objetivo ao ter um fluxo de caixa é garantir a organização de gastos, para que saiba ao certo como o seu capital está sendo aplicado e de que forma estão surgindo os lucros ou eventuais prejuízos. Nesse cálculo, entram receitas e despesas, como o preço das consultas, taxas, impostos, despesas com pessoal etc.

Quais são as vantagens de ter um fluxo de caixa?

Entendendo o conceito, não fica difícil perceber o quanto o fluxo de caixa pode ser importante para que qualquer empresa tenha um controle mais estratégico do negócio como um todo, certo?

Ele é interessante, por exemplo, para prever se o recebimento por consultas está sendo suficiente para quitar todos os gastos previstos ou para analisar se o caixa da empresa está trabalhando em déficit ou em abundância.

Também é importante para avaliar a possibilidade de se fazer novos investimentos, ajustar preços ou criar programas de fidelidade para os pacientes, por exemplo. Pode ser interessante também para avaliar a possibilidade de conceder um aumento aos colaboradores como forma de incentivo e reconhecimento do trabalho.

Saber realizar um bom fluxo de caixa é essencial para antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de capital — e descobrir se o negócio, de fato, está funcionando como deveria.

Como fazer o fluxo de caixa da sua clínica médica?

Bom, agora que você já conheceu a importância desse controle, é hora de conferir o passo a passo para fazer o fluxo de caixa da sua clínica. Vamos começar?

1. Faça um bom planejamento

O primeiro passo é fazer um bom planejamento — afinal, somente dessa maneira você pode ter o controle suficiente das entradas e saídas para um cálculo preciso e adequado.

Analise suas expectativas e defina objetivos e metas de acordo com as necessidades da sua clínica. Coletar o registro do ano anterior, caso ele exista, também é importante para acompanhar a evolução do negócio e fazer previsões.

Vale ressaltar que um cenário como esse é uma excelente oportunidade para procurar soluções e medidas para aumentar a lucratividade, organizar suas reservas para investimentos ou mesmo para ter mais capital de giro.

2. Separe despesas pessoais e profissionais

Um erro bastante comum para os empreendedores, sobretudo os iniciantes em pequenos negócios, é o de cair na tentação de misturar as despesas pessoais com as profissionais. Ao fazer isso, muitos têm a ideia de que, no final das contas, todos os gastos e entradas acabam retornando para eles mesmo, e que, por isso, não há problema algum.

O fato é que isso nunca dá certo. Quando você menos esperar estará fazendo compras com o cartão da empresa ou anexando contas privadas para que os seus funcionários efetuem os pagamentos com as entradas do negócio.

Além de isso ser pouco profissional, se esses custos entrarem no fluxo de caixa toda a sua precisão será perdida. Consequentemente, você não saberá a real situação financeira da sua clínica.

3. Registre todas as movimentações

Para fazer o fluxo de caixa da sua clínica, é preciso ter domínio de tudo o que acontece no negócio — e contar com toda a ajuda possível para isso, desde os próprios funcionários até um contador de confiança. Portanto, registre tudo.

Seja rigoroso com qualquer movimentação financeira do seu consultório: anote atentamente todas as saídas e entradas, ou designe alguns funcionários de confiança e que sejam capacitados para ajudar você nessa tarefa.

Além disso, tenha atenção redobrada nas informações corriqueiras do dia a dia, mesmo as que parecem menos relevantes, como compras de materiais básicos para exames ou revistas para a sala de espera.

4. Faça projeções e previsões

Depois de coletar as informações, fazer previsões e projeções para o futuro também faz parte de um fluxo de caixa efetivo. Até porque essa estratégia facilita o conhecimento do que o negócio realmente tem e do quanto é possível investir em melhorias.

Divida tudo por categorias e comece com as atividades operacionais, que mantêm o negócio funcionando — são as receitas com o valor de consultas e despesas com manutenção e administração, por exemplo. Depois, anote as atividades de investimento, como a aquisição de novos produtos. Por fim, registre as transações de entrada e saída.

5. Crie uma reserva financeira

Sem dúvida, ter uma reserva financeira será essencial para a continuidade da sua clínica. É esse valor que mantém a tranquilidade do gestor para enfrentar o dia a dia e a certeza de que a empresa pode sobreviver naturalmente a eventuais períodos de baixa, tão naturais e corriqueiros em qualquer setor do mercado.

Em outras palavras, imprevistos acontecem. Isso significa que você precisa deixar a clínica preparada para enfrentar qualquer adversidade: semanas de pouco movimento, algumas despesas repentinas ou outros imprevistos. Diante dessa realidade, estipule uma meta e, a partir dela, poupe algum dinheiro todos os meses para criar um fundo de reserva.

6. Aposte em um software de gestão

Por fim, apostar em um software de gestão pode ser de grande valia para fazer o fluxo de caixa da sua clínica. A tecnologia centraliza as informações importantes em um só local, tornando mais fácil a sua consulta e minimizando as possibilidades de erro e de retrabalhos que podem ocasionar prejuízos para o negócio.

Já existem no mercado sistemas modernos, que possibilitam que a secretária, ou o próprio médico, visualize a agenda da clínica e os agendamentos de acordo com cada especialidade médica, checando prontuários em tempo real, acompanhando datas de cirurgias entre outras funções. Além disso, alguns sistemas também reúne dados importantes para o controle do fluxo de caixa.

Quais são os erros mais comuns ao fazer fluxo de caixa?

Agora que você já sabe como fazer o fluxo de caixa corretamente, é importante conhecer também os principais erros na hora de realizar essa tarefa. Caso contrário, poderá ter erros de cálculos e até mesmo prejuízos, o que ninguém quer, não é mesmo?

Não fazer um controle diário

Muitos profissionais, devido à falta de pessoal especializado ou até mesmo de tempo, optam por fazer o fluxo de caixa uma vez por semana ou até mesmo por mês. O problema é que, quando falamos de finanças, os dados devem ser os mais precisos possíveis para que consiga planejar o futuro da empresa com mais segurança.

Com o controle do fluxo diário, o diagnóstico de eventuais problemas e busca por soluções se torna mais fácil. Para não ficar sobrecarregado com essa tarefa, você pode aproveitar a dica do item anterior e usar um software de gestão que permita que você lance gastos e receitas de forma rápida e cômoda.

Fazer os lançamentos separados

Para fazer um controle financeiro exato é preciso dividir as despesas e receitas em grupos de contas, uma vez que o simples lançamento, sem muitas informações, não garante que, na hora do balanço, o responsável saiba exatamente o que significa.

Quando separados por categorias, é possível observar a origem do maior volume de entradas e a forma de pagamento mais comum para fazer previsões e até promoções para os pacientes. Ao mesmo tempo, quando as despesas são agrupadas, o gestor consegue reduzir ou eliminar o que for preciso.

Lançar os valores antes mesmo de receber

Um erro muito comum no fluxo de caixa, motivado pelo costume ou pela praticidade, é fazer os registros dos valores antes que eles, de fato, entrem na conta da empresa, como no caso dos pagamentos a prazo.

O problema nisso é que o registro não garante que o paciente cumprirá com o combinando e efetuará o pagamento em dia. Caso o dinheiro não entre na data certa, o caixa ficará impreciso, prejudicando o fechamento das contas.

O mesmo vale para as despesas: não lance uma saída sem que ela tenha saído da conta da clínica para não haver confusão.

Não ficar atento aos detalhes

Quando você faz o fluxo de caixa, mas não se atenta aos detalhes, mais chances de imprecisão no caixa terá. Por isso, o ideal é lançar todos os gastos, especialmente os valores menores, que normalmente são destinados à rotina da clínica, como lanches para os pacientes e colaboradores, materiais de escritório etc.

Depois de entender qual é o passo a passo para fazer o fluxo de caixa na sua clínica e saber quais erros não cometer, você já pode administrar as finanças da clínica com mais precisão. Avalie seu negócio, defina orçamentos e prioridades e faça um fluxo de caixa organizado.

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