agenda eletrônica

Por que a agenda eletrônica em consultório médico é fundamental?

Oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes é certamente um diferencial para se destacar no mercado. No entanto, com a rotina corrida do dia a dia — em que os recepcionistas precisam se desdobrar para atender o telefone, organizar a sala de espera, atender o público e ainda cuidar de questões burocráticas — essa pode ser uma tarefa desafiadora, ainda mais sem uma agenda eletrônica.

Com a evolução da tecnologia, contudo, surge uma saída para esse desafio: adotar o uso de uma agenda eletrônica em consultório médico. Utilizando essa ferramenta da forma correta, é possível otimizar, agilizar e facilitar as atividades, garantindo a maior satisfação dos pacientes.

Então, quer entender melhor quais são as vantagens de adotar uma agenda eletrônica em seu consultório? Leia este post até o final e confira o que ela pode oferecer a você!

Envia lembretes de consulta aos pacientes

Sabemos que um dos grandes problemas em um consultório ou clínica médica é o não comparecimento dos pacientes às consultas e retornos.

Muitas vezes, isso acontece porque eles se esquecem mesmo de avisar que faltarão, ou não atendem os telefonemas do funcionário da recepção. Além disso, com as diversas responsabilidades de um recepcionista, nem sempre é possível entrar em contato com o paciente para confirmar o horário.

Seja qual for o motivo, isso gera horários vagos na agenda e prejuízo financeiro. Felizmente, uma agenda eletrônica pode resolver esse tipo de problema.

A ferramenta oferece um serviço de envio de mensagem automática para o paciente, lembrando-lhe da consulta ou pedindo uma confirmação de comparecimento. Com isso, o índice de faltas reduz, melhorando a rentabilidade e reduzindo a necessidade da remarcação de horários.

Otimiza o tempo da equipe de atendimento

Como dissemos, em clínicas e consultórios menores, principalmente, os recepcionistas têm diversas responsabilidades. Dentre elas, agendar consultas, lembrar os pacientes do horário marcado, receber pagamentos, lidar com fornecedores, organizar arquivos e garantir que a acolhida na recepção seja a melhor possível.

Com um sistema de agendamento automático, tudo isso é facilitado, gerando uma otimização do tempo. Assim, a equipe pode se dedicar mais a cuidar do ambiente da clínica e receber as pessoas que se dirigem pessoalmente à recepção de forma humanizada e acolhedora — além de atender os telefonemas de algumas poucas pessoas que ainda não conhecem o sistema.

Melhora o gerenciamento das consultas

Outra grande vantagem de ter uma agenda eletrônica em consultório médico é o melhor gerenciamento de consultas. Afinal, a qualquer momento, utilizando um dispositivo conectado ao sistema, o médico pode conferir a sua agenda e planejar outros compromissos.

Também é possível integrar agendas de outros consultórios ou clínicas, bem como atividades não profissionais, sincronizando em um único lugar todos os compromissos do dia e da semana.

Essas ferramentas possibilitam, assim, uma melhor gestão do tempo — facilitando até o trabalho dos secretários, que podem desmarcar eventuais compromissos com apenas alguns cliques, notificando o paciente e o profissional diretamente. Além disso, a atualização da agenda é instantânea.

Organiza as atividades da equipe médica

Mais do que gerenciar as consultas de forma otimizada, com uma agenda on-line é possível organizar todas as atividades da equipe da clínica médica.

A partir de uma tabela de horários e compromissos, os profissionais podem agendar reuniões, treinamentos e palestras entre os membros, programar o uso de salas especiais, checar escalas de atendimento, e muito mais, tudo com antecedência e clareza.

Medidas como essas ajudam a gestão da clínica, melhorando o fluxo de consultas sem atribular a agenda dos médicos ou demais funcionários.

Agiliza o atendimento ao paciente

Quem lida com pacientes certamente sabe que, muitas vezes, é preciso negociar o melhor horário de acordo com a sua disponibilidade. Outro problema recorrente é que, dependendo do tipo de trabalho da pessoa, fica inviável o agendamento por telefone em expediente comercial, uma vez que os horários de saída e de almoço não coincidem com o funcionamento do consultório.

Situações como essas resultam em agendamentos perdidos de consulta e até na falta de confirmação do comparecimento.

Nesse sentido, adotar uma agenda eletrônica é benéfico também para o paciente, que pode agendar o seu atendimento no momento mais oportuno do seu dia, como a hora do almoço, o caminho para o trabalho ou mesmo a hora de dormir — afinal, a agenda fica disponível 24 horas por dia.

A ferramenta também é vantajosa porque dá acesso a todas as opções de horários disponíveis, evitando ter que negociar ou ficar aguardando o retorno do recepcionista sobre a disponibilidade de uma determinada data. Sem falar que, por ser instantâneo, em poucos minutos o agendamento estará livre.

Fornece informações completas sobre o paciente

Além de todos os benefícios que geram agilidade e eficiência nas etapas de atendimento, a adoção de uma agenda eletrônica em consultório médico ainda é vantajosa por possibilitar um atendimento mais humanizado ao paciente.

Ao checar a agenda, o profissional tem acesso a cada um dos prontuários cadastrados dos pacientes que estão agendados naquele dia. Assim, entre uma consulta e outra, é possível acessar todas as informações desse paciente, incluindo fotos, histórico de consultas, diagnósticos e tratamentos.

Logo, quando a pessoa chegar ao consultório, o médico pode direcionar o atendimento de forma personalizada, gerando uma identificação. Essa atitude fará com que ele se sinta mais à vontade, confiante e disposto a retornar sempre que preciso.

Integra-se com a gestão financeira

A agenda eletrônica ainda pode fazer uma integração com a gestão financeira da clínica a partir do registro de todas as consultas agendadas, canceladas e realizadas. Com isso, é preciso prever a quantidade de entradas de capital e manter um fluxo de caixa positivo, melhorando a saúde financeira do estabelecimento.

Vale destacar também que esses sistemas geram economia para a clínica, uma vez que reduzem os custos com telefonia e papel, além da demanda de pessoal.

Enfim, você já deve ter percebido que adotar uma agenda eletrônica em consultório médico é extremamente vantajoso, um diferencial na hora de buscar a melhor forma de atender os pacientes, certo?

Para aderir a esse tipo de sistema, é muito importante buscar por empresas especializadas, que ofereçam soluções tecnológicas para a sua clínica e possam oferecer um software direcionado mesmo para a área da saúde.

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