softwares para clínicas médicas

Softwares para clínicas médicas: por que personalizar?

A grande competitividade no meio da saúde impulsiona os gestores da área a buscar por soluções práticas para tornar os estabelecimentos mais rentáveis e organizados, como softwares para clínicas médicas. Muitos consultórios e clínicas oferecem serviços específicos e de alta qualidade, de forma que é preciso se destacar.

E uma das principais ferramentas que têm sido utilizadas para aprimorar o gerenciamento em saúde são os softwares para clínicas médicas. Esses sistemas possibilitam um melhor controle da gestão financeira, assistencial e administrativa.

Procurar por opções personalizadas tem sido a tendência atual, na corrida pela melhor adequação à realidade de cada instituição. No post de hoje, falaremos mais sobre os softwares para clínicas e as vantagens de personalizá-los. Acompanhe!

Como funcionam os softwares para clínicas médicas?

Os softwares de gestão para clínicas médicas são sistemas criados para facilitar os processos dentro dos estabelecimentos de saúde. Eles oferecem ferramentas para a organização e a gestão de questões financeiras, administrativas, assistenciais e de recursos humanos.

Os programas são desenvolvidos com tecnologias, formas de armazenamento e métodos de segurança específicos para a área de saúde. Os sistemas costumam ser disponibilizados online, de forma que o acesso pode ocorrer de qualquer dispositivo móvel.

Todos os dados da clínica podem ser guardados com segurança, dispensando a necessidade de armazenamento físico de documentos e prontuários.

Cada software conta com diferentes ferramentas que facilitam a marcação de consultas, organizam o fluxo de caixa, armazenam os dados dos pacientes e sistematizam a emissão de guias e formulários, entre outras funções. Eles incluem ferramentas como:

  • prontuário eletrônico;
  • agenda online, com sistema de lembretes de consultas para os pacientes;
  • área de gestão financeira (planilhas, fluxo de entrada e saída e relatórios financeiros mensais);
  • digitalização de documentos;
  • controle de convênios;
  • modelos de documentos (receituários, atestados e pedidos de exames);
  • relatórios gerenciais, entre outras.

Vantagens

O uso de softwares para clínicas tem crescido entre a comunidade médica, pois as soluções facilitam e agilizam os processos do cotidiano de trabalho. A melhor organização do estabelecimento leva ao aumento da qualidade de atendimento, à maior satisfação dos pacientes e, consequentemente, a um maior lucro para o negócio.

Os sistemas de gestão trazem diversos benefícios para os profissionais de saúde e suas clínicas. Veja alguns deles:

  • facilidade e maior praticidade nos processos, que passam a ser feitos de forma digital;
  • maior controle do fluxo de pacientes e financeiro;
  • agilidade nos atendimentos da clínica, o que possibilita um maior número de consultas por dia;
  • diminuição das faltas e de atrasos dos pacientes, já que eles passam a receber confirmações das consultas;
  • redução dos erros no gerenciamento da clínica;
  • acesso facilitado aos dados do estabelecimento e dos pacientes.

Por que ter um sistema personalizado?

No mercado atual, existem diversas empresas de softwares para clínicas que oferecem pacotes de sistemas fechados, que contam com ferramentas específicas de gestão. Mas muitos profissionais têm optado por sistemas personalizados, que unem as principais ferramentas e soluções específicas para o estabelecimento.

As clínicas de saúde têm processos comuns entre si, que podem ser gerenciados por meio de ferramentas semelhantes. Porém, são os processos diferenciados que visam eliminar obstáculos e aumentar a eficiência do atendimento — e, dessa forma, representam um diferencial no mercado de saúde.

Os sistemas padrões de gestão podem não comportar as necessidades da clínica e não se adequar aos desejos específicos dos pacientes, ao contrário daqueles personalizados. A seguir, listaremos as principais vantagens dos sistemas de gestão personalizados.

Foco nas necessidades da clínica

Um sistema personalizado permite que sejam focadas as necessidades individuais da clínica. Assim, o software se adapta ao estabelecimento (ao invés de o negócio ter de se adaptar ao sistema).

Na ferramenta personalizada, todas as rotinas da clínica são incluídas, o que contribui para a padronização e organização das atividades que já eram realizadas no dia a dia de trabalho. Os funcionários não precisarão se adequar aos novos processos, mas aprenderão a realizá-los de forma sistematizada.

Uso de apenas um sistema

Um sistema moldado de acordo com a realidade da clínica dispensa a necessidade de usar diferentes soluções. Um software personalizado pode incluir todos os setores do estabelecimento (financeiro, administrativo e assistencial) e integrar seus dados.

Muitas vezes, os softwares padronizados apresentam inflexibilidades que atrapalham o fluxo de trabalho da clínica. Isso força o gestor a procurar por um sistema para cada setor (RH, finanças e estoque).

Utilizar apenas um sistema garante o armazenamento de todos os dados relevantes em apenas uma plataforma. Assim, é possível evitar erros ou retrabalhos e ter uma visão ampla do estabelecimento.

Liberdade de personalização e adaptações

Algumas especialidades médicas têm demandas específicas para a organização do processo de trabalho em um sistema. E a personalização permite que estas especificidades sejam contempladas, o que facilita o atendimento do profissional.

Em uma consulta pré-natal de um consultório de ginecologia, por exemplo, o prontuário eletrônico precisa ser adaptado com tabelas e gráficos de informações como semanas de gestação, exames de pré-natal e registros das ultrassonografias.

Outra vantagem do software personalizado é permitir adaptações após sua instalação. A ferramenta pode evoluir junto à clínica, com a inclusão de novas soluções e mudanças de acordo com o estabelecimento (crescimento do negócio, aumento no número de profissionais ou pacientes e incorporação de novos processos).

Isso garante que o negócio não precise adquirir um novo sistema, mesmo no caso de intensas transformações.

Maior tempo para a realização de outras tarefas

A personalização das funções de acordo com as necessidades da clínica traz outra vantagem: o ganho de tempo. Afinal, como os campos dos softwares comuns não podem ser alterados a qualquer momento, o médico precisa encontrar soluções paliativas. Em vez de agilizar o atendimento, o sistema acaba deixando o dia a dia mais complicado.

Imagine, por exemplo, um consultório de nutrição. Agora, calcule o tempo que o profissional perderia elaborando, a cada atendimento, um receituário diferente.

Com um software, entretanto, é possível cadastrar e personalizar inúmeros modelos de receitas, dietas etc. — tudo isso levando em consideração a realidade da clínica!

Por isso, se você deseja otimizar os processos internos do consultório, de nada vai adiantar contratar um software genérico. Somente um sistema personalizado permitirá a organização da rotina e dos procedimentos de cada instituição, o que resultará em mais praticidade para todos os funcionários.

Facilidade na utilização do software

Os profissionais de saúde procuram por sistemas que sejam de fácil utilização. Assim, as dificuldades processuais no dia a dia de atendimento são reduzidas.

Quanto mais personalizado for o software, mais fácil será sua manipulação. Estarão disponíveis apenas as ferramentas necessárias para a gestão da clínica, de modo a não confundir os usuários do sistema.

Além disso, as soluções podem ser oferecidas e organizadas de acordo com os fluxos próprios do estabelecimento. Todos os processos ficam mais ágeis e simples.

Economia para o futuro

Muitos gestores optam por contratar um software sem personalização, por acreditarem que essa é a opção mais econômica. De fato, os sistemas comuns costumam ter um preço inferior em relação aos personalizados.

No entanto, o software adaptado à sua clínica apresenta um melhor custo-benefício a médio e longo prazo. Isso ocorre porque, com o tempo, é comum que a empresa precise passar por modificações e melhorias — como já foi dito neste artigo.

Contratando um fornecedor que oferece uma solução fechada, os custos para fazer essas modificações (quando elas são possíveis) costumam ser bem elevados. Já os softwares personalizados são preparados para evoluir junto com a instituição de saúde.

Geralmente, o contrato entre clínica e fornecedor é de longo prazo. Além disso, é comum que o documento garanta, entre outros pontos, melhorias e customizações contínuas no sistema. Para tanto, porém, é necessário contratar uma empresa séria.

Antes de fechar o negócio, pesquise sobre a reputação do fornecedor, converse com antigos consumidores e, sempre que possível, prefira aqueles que oferecem um período de teste gratuito. Assim, você consegue averiguar se o sistema atende às expectativas da clínica.

Suporte personalizado

Por mais que o fornecedor escolhido por você seja de confiança, imprevistos e erros no sistema podem acontecer. Nessa hora, sabemos o quanto é chato ter de entrar em contato com o suporte.

Afinal, perdemos um tempo precioso, que poderia ser gasto de forma mais produtiva. Nesse sentido, a personalização do software traz outra vantagem: a agilidade do suporte.

Contratando um serviço próprio para as necessidades de seu negócio, você tem a certeza de que a empresa sabe quais são as especificações de seu sistema. Dessa forma, o suporte se torna mais ágil, já que o fornecedor entenderá exatamente qual é seu problema.

Garantia de mais segurança

Ao escolher um sistema de gestão personalizado, a empresa adquire uma solução desenvolvida para funcionar naquele ambiente específico, certo? De forma simplificada, isso quer dizer que a ferramenta terá um banco de dados único, ou seja, ele não será compartilhado com nenhuma outra rede.

Sabemos o quanto a segurança da informação é importante para qualquer clínica, consultório ou hospital. Afinal, além das sanções legais, um dado vazado pode comprometer toda a credibilidade da instituição.

Sendo assim, é imprescindível que as clínicas escolham os sistemas mais seguros possíveis. Isso não quer dizer, no entanto, que os softwares prontos sejam vulneráveis. Quando bem configurados, eles são bastante estáveis e não oferecem risco algum.

Os personalizados, contudo, possibilitam uma garantia a mais de segurança, já que nenhum deles utiliza ambientes compartilhados.

Vantagem competitiva

Além de todas as vantagens que o sistema personalizado traz para o trabalho dos profissionais de saúde e o funcionamento da clínica, ele também funciona como uma vantagem competitiva no mercado de saúde.

A clínica se destaca em relação a seus concorrentes, pois passa a ter uma gestão focada nas necessidades do estabelecimento e do paciente. Isto se reflete na melhor organização e na qualidade dos atendimentos.

Maior fluxo de pacientes

Essa questão está totalmente relacionada com a anterior. Afinal, quanto melhor for o atendimento, mais pacientes a clínica poderá fidelizar.

Vale lembrar que as pessoas estão mais exigentes a cada dia que passa. Além de almejarem sempre um bom atendimento, elas também querem soluções práticas e ágeis.

Tem crescido, por exemplo, o número de marcações de consultas online. Por meio da internet, o paciente moderno tem escolhido o dia e o horário do atendimento sozinho — prática que facilita, inclusive, o trabalho das secretárias.

Se as pessoas ficam satisfeitas com o atendimento rápido e de excelência recebido, mais pacientes são atraídos a seu consultório. Afinal, o chamado “marketing boca a boca” ainda é um poderoso aliado dos gestores.

Inclusive, fidelizar o público é mais eficiente do que atraí-lo. Por isso, quem deseja otimizar os processos e melhorar o atendimento — tornando-o mais personalizado e ágil — deve considerar a contratação de um sistema de gestão agora mesmo.

Como escolher o fornecedor de softwares médicos?

Até agora você entendeu que um software é indispensável para qualquer clínica que deseja crescer, certo? No entanto, para alcançar os resultados esperados, é essencial contratar um fornecedor de qualidade.

Nesse sentido, há várias dicas que podem ajudar o gestor a tomar a melhor decisão. A primeira (e mais óbvia) é fazer uma minuciosa pesquisa de mercado. Veja as opções disponíveis, conheça os pontos fortes e fracos de cada uma e já descarte as que não se adequarem às suas exigências.

Feito isso, observe os cases de sucesso do fornecedor, converse com antigos consumidores e não deixe de bater um papo sério com o próprio fornecedor. Nesse momento, é importante averiguar o suporte da empresa, as condições de pagamento, a qualidade dos produtos e o sistema de segurança utilizado, entre outros.

E, como já foi dito, prefira sempre as companhias que oferecem um período de teste gratuito. Assim, você pode experimentar, na prática, as funcionalidades da ferramenta.

Como pudemos ver, buscar por softwares para clínicas personalizados é uma estratégia inteligente e prática para os gestores de saúde. Estes sistemas atendem às principais necessidades do estabelecimento, sendo fundamentais para seu crescimento e sucesso. Por isso, se você ainda não tem um, está na hora de se atualizar!

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