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Sistema de gestão de clínicas: como ele pode ser decisivo na sua recepção?

O uso de tecnologias na gestão já é uma realidade em grande parte dos serviços que chegam até as pessoas. Por isso, utilizar um sistema de gestão de clínicas pode ser extremamente vantajoso, tanto para o estabelecimento, que passa a contar com mais praticidade, organização e controle dos processos, quanto para os pacientes, que passam a usufruir de um serviço mais individualizado e de melhor qualidade na hora de ser atendido.

Se você tem dúvidas em relação a esse assunto, fique atento a tudo que iremos falar neste artigo. Vamos explicar a importância do sistema de gestão de clinicas, como ele pode desempenhar papel fundamental no trabalho das recepcionistas e de que maneira essas profissionais podem agregar ainda mais valor aos serviços prestados pelo consultório ou clínica. Confira!

A importância do bom trabalho da recepcionista

A qualidade do atendimento em qualquer estabelecimento depende do envolvimento de todos os colaboradores. E esse trabalho deve começar na recepção, pois é nela que o paciente tem o primeiro contato com a clínica ou consultório. Por isso, a interação desses funcionários com o público costuma ter grande influência na forma como o paciente enxerga e constrói a imagem do estabelecimento.

As recepcionistas — ou secretárias — devem procurar estabelecer uma relação de confiança com os pacientes e seus acompanhantes por meio da forma de agir, falar e lidar com as diferentes demandas que essas pessoas apresentam.

Além de lidar diretamente com os pacientes e cuidar para que a sala de espera seja agradável e aconchegante, a recepção de uma clínica ainda desempenha funções administrativas como:

  • fazer o registro e armazenamento das informações sobre os pacientes;
  • organização da agenda;
  • lidar com questões referentes à planos de saúde e fornecedores;
  • fazer controle do fluxo de dinheiro.

Por essa razão, encontrar um sistema que facilite a vida das secretárias e que dinamize o serviço é uma necessidade. Por isso, a seguir, conheça como um software pode facilitar a gestão e de que forma pode ser um aliado no trabalho da recepção.

Como funciona o sistema de gestão de clínicas

Basicamente, um sistema de gestão de clínicas torna os processos mais práticos e seguros e, por isso, melhoram a administração do consultório. Podemos pensar nesses softwares como tecnologias que possibilitam o controle total do fluxo de informações e de procedimentos do estabelecimento, de modo que integra e facilita o acesso tanto dos gestores, quanto dos funcionários da recepção.

Uma das principais razões para adotar esse tipo de gestão é facilitar a rotina de todas as pessoas envolvidas, além de melhorar a eficiência, a produtividade e oferecer atendimento de qualidade aos pacientes.

Também é interessante destacar que esse software permite uma melhor gestão da empresa, tanto do ponto de vista administrativo e financeiro como assistencial. Além disso, é capaz de automatizar serviços e oferecer vantagens proporcionando melhor custo-benefício.

Cabe ressaltar ainda que os sistemas de gestão de clínicas podem otimizar a execução de tarefas de toda a equipe, reduzindo custos e oferecendo funcionalidades que agilizam todo o andamento da clínica. Confira algumas vantagens do uso dessa tecnologia:

  • armazenamento em nuvem, ou seja, todos os arquivos ficam disponíveis em um sistema de fácil localização sem a necessidade de arquivos físicos;
  • prontuários e prescrições digitalizados, permitindo o rápido acesso aos dados do paciente e a emissão de receitas de forma digital, evitando erros em relação à escrita;
  • o uso de agenda eletrônica que evita erros e ausência dos pacientes, principalmente por contar com recursos de lembrete;
  • melhora a gestão financeira, pois com o sistema é possível contar com relatórios que reúnem todos os processos realizados e dados relevantes para a clínica.
  • maior segurança já que as informações são protegidas e só podem ser acessadas por pessoas autorizadas;
  • mobilidade nos acessos dos dados, pois estão disponíveis em qualquer navegador compatível fora do trabalho, desde que tenha autorização para acessá-los.

Por que um software pode ser fundamental na recepção

Agora que conhecemos algumas vantagens da implementação de um software de gestão nas clínicas, vamos apresentar como essa tecnologia ajuda, especificamente, no trabalho da recepção que, como vimos, possui papel de destaque na satisfação dos pacientes.

Aumento da produtividade

Devido ao fato do sistema otimizar o armazenamento de dados e agendamento dos pacientes, as secretárias têm mais tempo disponível para cuidar da recepção da clínica, melhorando a sala de espera e esclarecendo as dúvidas de quem está presente no consultório. Pois, muitas vezes, com o telefone tocando repetidamente, é quase impossível oferecer um atendimento de qualidade às pessoas que vão agendar pessoalmente ou que esperam para ser atendidos.

Organização das consultas

Com o uso de agendas eletrônicas, a chance de erros em relação à horários vai ser bem menor. Além disso, o sistema permite o acesso a todos os horários, o que consequentemente melhora o planejamento e a gestão dos atendimentos.

Praticidade e rapidez durante o atendimento

Como vimos, o sistema de gestão de clínicas elimina a necessidade de armazenamento de arquivos físicos. Procurar arquivos em papel pode levar muito tempo e gerar uma falha no atendimento.

Dessa forma, ter os arquivos com as informações e prontuários dos pacientes em nuvem reflete em um menor tempo de espera para agendar e isso, certamente, vai se converter em maior satisfação.

Menor burocracia

A redução do arquivo físico permite a liberação de espaço útil da sua clínica ou consultório, evitando o uso de armários, gavetas e outros móveis. Além de diminuir o trabalho da secretária, que não precisa se deslocar e passar algum tempo localizando o arquivo, essa nova configuração do espaço permite menos burocracia na hora de realizar o trabalho e uma maior fluidez à recepção.

Também é possível pensar que, com a diminuição de móveis, há mais possibilidades de tornar a recepção um ambiente mais acolhedor, tanto para os pacientes quanto para os acompanhantes.

Viu? O sistema de gestão de clínicas garante inúmeras vantagens para o seu empreendimento, com destaque para a recepção que na maioria das vezes é o seu primeiro cartão de visitas?

Você quer saber mais sobre esse assunto? Não perca tempo e leia nosso artigo sobre a implementação de um software de gestão na sua clínica!

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