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Veja 7 dicas para obter sucesso na gestão financeira de clínicas

Para que a gestão financeira de clínicas mostre eficiência e resultados de sucesso é necessário buscar por conhecimento, tanto administrativo quanto financeiro. É importante fazer uma análise de cada etapa do trabalho, para oferecer um serviço efetivo e individualizado.

A equipe financeira tem como objetivo conseguir prestar serviços de qualidade, mas com um gasto compatível com o orçamento e a realidade de sua clínica. E, para alcançar esse objetivo num ambiente repleto de variáveis, torna-se necessário estabelecer e manter indicadores de controle financeiro.

A gestão financeira deve ser praticada de forma metódica e necessita de dedicação e tempo, tanto quanto realizar uma consulta médica.

Você conhece algum software de gestão financeira? Quer saber as melhores estratégias para obter resultados de sucesso em sua clínica? Então, acompanhe as nossas dicas a seguir!

1. Faça o planejamento de gestão financeira

É importante que você, como gestor de sua clínica, estabeleça metas financeiras possíveis de serem alcançadas. A etapa de planejar é fundamental e é o passo inicial para as fases seguintes, então dedique algum tempo para isso.

Fazer um bom planejamento financeiro significa ter um registro de gastos bem detalhado e estimativas de faturamento. É essencial que o estudo seja feito para curto, médio e longo prazo.

O planejamento financeiro permite ao gestor da clínica ter uma avaliação mais próxima da realidade, do crescimento de fato e dos ganhos. Com essa avaliação em mãos, é possível decidir onde é necessário investir primeiro, qual a melhor hora para isso e o que fazer a seguir.

2. Crie uma reserva para emergências

Separe uma parte do caixa, deixando-a reservada para situações de emergência, em que você precisará de recursos para um equipamento que estragou, ou para lidar com aumento do custo dos materiais de seu fornecedor, por exemplo.

Também é importante separar uma parte do dinheiro para:

  • pagamento do décimo terceiro salário de seus funcionários;
  • indenizações que possam aparecer;
  • demissões;
  • remuneração de férias etc.

Com um fundo de reservas separado para eventualidades, sua clínica fica mais segura financeiramente, para o caso de acontecer alguma situação inesperada.

3. Faça um controle de gastos

É fundamental que o gestor organize e anote todos os gastos, por menores que eles sejam. Alguns dos mais comuns são:

  • compra de materiais;
  • pagamentos de funcionários;
  • manutenção de equipamentos;
  • aluguel de salas;
  • limpeza e serviços em geral.

Faça um controle detalhado do fluxo de caixa, para que a gestão financeira tenha resultados notáveis. Todas as despesas com a clínica devem ser registradas, e quanto mais detalhada for a anotação do fluxo de caixa, mais informações estarão disponíveis na hora de tomar decisões sobre:

  • investimentos;
  • corte de gastos;
  • contratações;
  • demissões etc.

4. Contrate uma equipe especializada em consultoria financeira

Contratar uma consultoria é uma forma de ajudar você, como gestor de sua clínica, a manter organizado o controle financeiro. Com a ajuda de um consultor especialista em gestão financeira, o risco de cometer erros operacionais diminui consideravelmente.

Além disso, seu tempo para dedicar-se ao atendimento e à prestação de um serviço de qualidade aumenta, já que algumas tarefas podem ser delegadas à consultoria. Cabe ressaltar que a equipe de consultoria deve:

  • fazer um diagnóstico preciso da situação financeira atual de sua clínica;
  • estabelecer um planejamento junto ao gestor;
  • auxiliar na gestão do caixa e da receita.

5. Utilize a tecnologia como aliado na gestão financeira

A tecnologia facilita muito a acessibilidade de informações de sua clínica. Fazer uso de um software de gestão financeira ajuda na organização e agilidade em registrar e acessar os dados de caixa. Com isso, o controle e a administração financeira tornam-se bem menos complexos de serem realizados dentro da própria clínica.

Escolha um software que que ofereça os recursos completos em gestão financeira, por exemplo:

  • registro de despesas;
  • fluxo de caixa;
  • gráficos de entradas e lucros;
  • emissão de notas.

Uma boa opção para usar a tecnologia a seu favor é salvar todos os registro na nuvem (cloud). Esse modelo de arquivamento oferece segurança contra danos de equipamentos e CDs. Todas as informações podem ser acessadas de forma remota em qualquer lugar. Ainda é possível economizar gastos com papel e espaço de estoque. A procura por qualquer documento fica mais rápida e fácil, e o registro pode ser acessado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, otimizando o serviço.

Além do software específico para a gestão financeira, existem outros sistemas digitais que agilizam todos os processos da clínica, tais como o agendamento de consultas online e o prontuário eletrônico.

6. Faça uso consciente dos materiais

Para o bom gerenciamento de sua clínica, é essencial administrar bem o gasto de todos os materiais disponíveis. Cabe à equipe de gestão financeira orientar os funcionários, para que não haja nenhum desperdício de material. O uso sem controle e desnecessário de produtos influencia negativamente no caixa e, com isso, reduz-se o lucro e o potencial de investir e expandir sua clínica.

As compras, o armazenamento e a distribuição dos materiais devem ser feitos de forma organizada e com todos os processos registrados. Essa etapa é fundamental para que não falte nenhum equipamento ou material durante a prestação de serviços.

7. Realize pesquisas de satisfação

Obtenha um feedback do serviço oferecido por meio da avaliação dos pacientes após o atendimento. Crie um local onde opiniões e reclamações possam ser depositadas, como uma caixa ou pasta. Coloque em algum lugar discreto, que não pressione nem constranja o paciente durante sua avaliação.

Outra boa maneira de ter um feedback do serviço é enviar e-mail ao paciente pedindo uma avaliação ou fazendo uma pesquisa de satisfação após a consulta e sugerir que ele mande dicas para melhorar:

  • a estrutura da clínica;
  • o atendimento da equipe;
  • a própria consulta médica.

Por fim, saiba que é importante sempre aprimorar seus conhecimentos em gestão financeira de negócios. Procure fazer cursos sobre o assunto e conversar com profissionais da área.

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