boa gestão do trabalho da secretária

Veja como a boa gestão do trabalho da secretária pode gerar valor a sua clínica

O bom funcionamento dos estabelecimentos de saúde depende do desempenho qualificado em conjunto de todos os profissionais envolvidos no atendimento do paciente. Todavia, a importância da secretária para uma clínica pode ser o diferencial.

A secretária é essencial para o andamento das atividades desenvolvidas na unidade, sejam elas assistenciais, administrativas ou financeiras. Por isso, ter uma boa secretária é uma forma de aumentar a qualidade do serviço e agregar valor a sua clínica.

Acompanhe o texto de hoje para saber mais sobre a importância da secretária para uma clínica! Vamos lá?

Por que a secretária é tão importante para a clínica?

O primeiro ponto importante a ser destacado é que a secretária é a primeira pessoa com a qual o paciente tem contato quando chega à clínica. Dessa forma, a interação entre os dois tem grande influência sobre a primeira impressão do paciente e sua experiência no estabelecimento de saúde.

A sua forma de falar, agir e lidar contribuirá para a satisfação do paciente durante o atendimento, e sua atuação é um dos principais fatores que fazem parte da criação do clima na recepção ou sala de espera.

A secretária deve buscar construir uma relação de confiança e educação com os pacientes e seus acompanhantes, o que ajudará na retenção dos pacientes atendidos.

O segundo ponto de importância da secretária na clínica, diz respeito ao seu trabalho administrativo. Ela é responsável por diversas atividades de extrema importância para o estabelecimento, que incluem:

  • registrar e armazenar os dados dos pacientes;
  • organizar a agenda;
  • lidar com planos de saúde;
  • lidar com fornecedores.

Como ela pode agregar valor à clínica?

A seguir, listamos alguns fatores que devem estar presentes na atuação da secretária. Esses atributos são fundamentais para que ela agregue valor ao trabalho desempenhado na clínica. Confira:

Uso das tecnologias

O uso das ferramentas tecnológicas facilita o processo de trabalho dentro dos estabelecimentos de saúde. Por isso, a secretária precisa ter um conhecimento mínimo de informática para poder utilizar o software de gestão utilizado na clínica. Ela também precisa dominar as ferramentas que o compõe (prontuário eletrônico, agenda online, aplicativos de gestão financeira), enviar e-mails e criar planilhas.

Organização no trabalho

A organização do espaço físico da recepção e dos processos da clínica é fundamental para o bom andamento das atividades do dia a dia de trabalho. A coordenação desses tópicos exige um bom planejamento da secretária, já que ela lida com diferentes assuntos ao longo do dia.

O primeiro passo é manter os documentos e materiais organizados, de forma que eles possam facilmente ser acessados quando necessário. A organização da agenda também é muito importante, pois ajuda a evitar atrasos e a insatisfação dos pacientes.

Comunicação clara

Ter uma boa comunicação é um dos requisitos básicos para os profissionais que lidam diretamente com pessoas. E para evitar mal entendidos e futuros problemas, ela deve passar as informações para os pacientes de forma clara e efetiva.

Ao falar com os pacientes, a secretária deve ser educada, gentil, acolhedora e evitar o uso de palavras técnicas que podem não ser compreendidas. Muitas vezes, o paciente está passando por um momento de sofrimento, e que exige maior compreensão e paciência por parte dos profissionais.

Resolução de problemas

A proatividade e a capacidade de resolver problemas são características que agregam muito valor ao trabalho da secretária, pois ajudam a tornar os processos mais ágeis e efetivos.

Treine a secretária para que ela possa resolver a maior parte das questões sem ter que consultar outros profissionais, de forma a não atrapalhar o andamento das consultas e procedimentos.

Como pudemos ver, a importância da secretária para uma clínica é grande.  Por isso, faça a escolha dessa profissional de forma cautelosa, tendo em vista que a qualidade desse primeiro contato com a clínica pode ser utilizado como uma estratégia para a retenção de pacientes.

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