qualificação para recepcionistas

Veja por que você deve investir na qualificação para recepcionistas de sua clínica

Vivemos em plena era da experiência dos pacientes, que estão cada vez mais conectados e exigentes. Agora, eles formam julgamentos das empresas e instituições que os atendem — inclusive as médias, como a sua clínica. Uma experiência ruim, por exemplo, pode viralizar nas redes sociais por meio de um desabafo. Por isso, não podemos ignorar a importância da qualificação para recepcionistas de clínicas médicas no processo de atração e retenção de pacientes.

São elas que, geralmente, realizam os primeiros e últimos contatos com quem deseja se consultar ou fazer um exame na clínica. Quando são bem preparadas, as recepcionistas conseguem atender com rapidez e precisão, sem deixar de lado as necessidades de cada paciente. Vem delas a voz segura que afaga e, ao mesmo tempo, encaminha o paciente para o atendimento médico.

Investir na qualificação das recepcionistas da sua clínica é uma questão de estratégia, portanto, continue a leitura e saiba mais sobre os motivos por trás desse tema.

As recepcionistas são a porta de entrada da clínica

O paciente que deseja realizar uma consulta médica e entra em contato com a clínica fala, primeiramente, com uma das recepcionistas. A profissional responsável pelo atendimento via telefone ou e-mail tem o papel de repassar as informações necessárias com precisão e garantir que o paciente se consultará no local. Portanto, a recepção funciona como a porta de entrada da clínica.

Elas atuam como uma ponte para os bons relacionamentos

Entre as tarefas realizadas pelas recepcionistas, destacamos as seguintes: informar, conduzir, encaminhar, orientar e filtrar informações. Por isso, elas atuam como fator decisivo para os bons relacionamentos dentro da clínica, bem como o funcionamento da instituição.

A qualidade das informações que por elas são cadastradas e encaminhadas impacta no modo como tudo funciona na clínica, portanto, elas necessitam de qualificação.

O trabalho das recepcionistas contribui com a boa experiência dos pacientes

Ninguém gosta de ser mal atendido ou receber informações erradas. Na clínica médica, o que está em questão é a saúde dos pacientes — não se trata de uma frivolidade ou algo dispensável. Sendo assim, a qualificação das recepcionistas é fundamental para que elas desenvolvam um trabalho de excelência.

Da cordialidade e simpatia ao comprometimento, todas as habilidades podem ser melhoradas por meio de treinamentos e cursos de capacitação.

O funcionamento da clínica médica depende da recepção

Por mais que a clínica médica seja uma instituição de saúde, ela precisa ter processos bem estabelecidos para que o seu funcionamento possa ocorrer de modo perfeito. As recepcionistas, nesse contexto, têm um papel de fundamental importância.

São elas que realizam o agendamento dos pacientes, confirmam as presenças, comunicam os planos de saúde, cobram pagamentos e gerenciam a agenda dos médicos que atendem na clínica.

A humanização do atendimento na clínica médica começa pelo trabalho das recepcionistas

Alguns pacientes demandam mais atenção que outros. Cabe às recepcionistas identificar as necessidades e expectativas de cada um deles. Aquele que tem mobilidade reduzida, por exemplo, pode ter sua chegada à clínica facilitada por uma das recepcionistas — que inteligentemente solicita ajuda para propiciar a entrada dele, bem como separa um lugar para acomodá-lo melhor.

Notou como é fundamental investir na qualificação da equipe que fica na recepção da clínica? A importância das recepcionistas é tamanha, que elas estão atreladas diretamente ao desempenho da instituição. Se os pacientes são bem recebidos por elas, eles entrarão mais confiantes e seguros no consultório.

A recepcionista precisa ter capacidade de resolução de problemas

Quando analisamos as características que um colaborador precisa ter, sobretudo uma recepcionista, pensamos na capacidade de resolver problemas com tranquilidade e rapidez. No entanto, sabemos que a realidade nem sempre é assim e precisamos compreender que essas habilidades podem ser desenvolvidas com treinamento.

Ao fazer esse investimento na qualificação da sua secretária, você aumenta a sua capacidade de conhecer e interpretar o perfil não apenas dos pacientes, mas também dos fornecedores, de outros médicos e dos agentes que interagem diariamente com o seu empreendimento de formas diferentes.

Também é muito importante que você separe um tempo para explicar detalhadamente os processos e as atividades que serão executadas no seu consultório, bem como que tenha uma ou mais reuniões para reforçar quais são os objetivos, os valores, as metas e a missão que você entende que a sua empresa possui.

Estimule uma postura mais proativa e com grande atenção aos problemas comuns da rotina nessa área, de maneira que a sua equipe possa tomar decisões mais conscientes, por meio da simulação de entreveros, dúvidas e situações para treinar e adequar o comportamento dessa profissional.

É importante criar um padrão de atendimento na clínica

Em qualquer empreendimento que lida com o público, oferecer um padrão de atendimento é fundamental para trazer mais credibilidade e autoridade para o negócio, é também um fator que ajuda muito na fidelização dos pacientes. Por isso, esse é um item que merece muita atenção por parte da gestãoe deve ser estimulado.

Levando em consideração que é a recepcionista ou a secretária quem ficará na linha de frente do seu atendimento, é ela que representará a imagem da clínica em um primeiro momento. Por isso, a sua responsabilidade é muito grande e o seu valor não pode ser minimizado.

Qualquer deslize comportamental pode colocar em risco todo o trabalho feito, afinal, a recepcionista é a linha de frente no contato com os clientes. Para que isso não aconteça, adote estratégias de atendimento, instituindo processos bem definidos e que devem ser repetidos diariamente até o hábito ser criado e a margem de erro, reduzida.

Organização e gentileza, portanto, são essenciais e devem ser estimulados pelo médico e praticados em cursos, treinamentos, palestras e apresentações sobre o tema. A internet pode ser uma poderosa aliada, pois existe muito material sobre esse tipo de conteúdo e é possível encontrar aulas no formato digital por preços muito interessantes.

A capacidade de comunicação é essencial para a recepcionista

A sua recepcionista precisa ter boa capacidade de comunicação, afinal, pouco adianta ter uma sala de espera perfeitamente decorada ou ser um médico altamente preparado se os seus colaboradores não conseguirem interagir com os pacientes e as demais pessoas que fazem parte do dia a dia de um negócio da área da saúde.

Vale lembrar também que essa habilidade precisa estar presente tanto na comunicação escrita como na verbal, pois somente dessa forma a recepcionista será capaz de captar e repassar adequadamente informações essenciais que serão a ela confiadas. O atendimento telefônico merece especial atenção, pois é uma forma de contato muito utilizada nesse ramo.

escuta empática, por exemplo, é uma técnica fundamental, na qual a pessoa tem a capacidade de observar o que a outra pessoa está dizendo sem fazer nenhum tipo de julgamento ou juízo de valor. É uma forma eficaz de não criar rótulos ou preconceito nesse ambiente tão desafiador.

E agora, entendeu por que você deve investir na qualificação das recepcionistas de clínicas médicas? Gostou desse conteúdo? Então que tal conferir nosso outro artigo sobre a importância da qualidade no atendimento em clínicas médicas?

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